Elektroniczne faktury 2025 – od kiedy obowiązek?

Elektroniczne faktury ustrukturyzowane to kolejny etap wdrażania przez rząd e-usług w administracji. Zmiana ma usprawnić wymianę danych pomiędzy kontrahentami oraz ułatwić i usprawnić identyfikację oszustw podatkowych, głównie tzw. karuzeli VAT. Sprawdź, od kiedy e-faktura jest obowiązkowa i co w praktyce oznacza dla przedsiębiorcy.

Elektroniczne faktury ustrukturyzowane

Od początku 2022 r. działa u Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). To zaawansowany system informatyczny, który umożliwia wystawianie, przekazywanie i odbieranie faktur elektronicznych. Nie są to jednak dokumenty, jakie w przeszłości nazywaliśmy potocznie e-fakturami. Nowe faktury elektroniczne są zgodne z określoną przez Ministerstwo Finansów strukturą logiczną. Przedsiębiorca wystawia je za pomocą swojego programu finansowo-księgowego, skąd za pośrednictwem interfejsu (API) trafiają do centralnej bazy MF (KSeF), gdzie zostają udostępnione do pobrania przez kontrahentów.

Od 1 lutego 2026 r. faktura ustrukturyzowana zastąpiła fakturę papierową i PDF w obrocie między firmami (B2B). Faktury dla konsumentów (B2C) pozostają poza obowiązkiem KSeF. Dla korzystających z systemu resort finansów przewidział skrócony okres oczekiwania na zwrot VAT — z 60 do 40 dni.

Elektroniczne faktury – od kiedy obowiązek?

Terminy były w poprzednich latach kilkakrotnie przesuwane (pierwotnie mówiono o 2024 r.), ale obowiązek wszedł w życie etapami w 2026 roku:

• 1 lutego 2026 r. — czynni podatnicy VAT, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. — wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT,
• 1 czerwca 2026 r. — podatnicy zwolnieni z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo).

Oznacza to, że od kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje wszystkich czynnych podatników VAT, a od czerwca 2026 r. — również przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Obowiązującą strukturą logiczną jest FA(3).

Nowy wymóg to też korzyści

Wprowadzenie obowiązkowych elektronicznych faktur ustrukturyzowanych to wyzwanie przede wszystkim dla producentów oprogramowania — dlatego coraz ważniejsze staje się KSeF na Windows, integrujące obsługę e-faktur z lokalną aplikacją, którzy muszą dostosować swoje systemu do nowych wymogów. Z punktu widzenia przedsiębiorcy zmiana jest mniejsza, niż się wydaje: nadal korzysta ze swojego programu finansowo-księgowego, a wystawianie faktury wygląda podobnie — różnica polega na tym, że gotowy dokument trafia do KSeF, który nadaje mu numer. Co więcej, ujednolicenie schematu e-faktury usprawni obrót dokumentacją pomiędzy kontrahentami. Faktury elektroniczne ustrukturyzowane ułatwią komunikację nie tylko pomiędzy przedsiębiorcami, ale też pomiędzy firmą a jej biurem rachunkowym. Wystawione według jednolitego wzoru, faktury będą przez księgowych przetwarzane w sposób bardziej zautomatyzowany. Przyśpieszy to czas realizacji usługi i ograniczy do minimum ryzyko błędów wynikłych z czynnika ludzkiego.

Mniejsze koszty

Dodatkowym plusem systemu KSeF jest brak konieczności przechowywania dokumentów przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży. System ten będzie przechowywał wszystkie faktury aż przez 10 lat. Tym samym z przedsiębiorcy zdjęty zostanie obowiązek archiwizacji dokumentów.

Odejdzie też problem zgubionych czy zniszczonych faktur. Dostępne będą zawsze w formie elektronicznej – zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej. Tym samym zniknie też obowiązek wystawiania duplikatów na prośbę nabywcy, który otrzymany dokument zgubi lub zniszczy. Dane z faktur są też na bieżąco dostępne dla organu podatkowego w samym KSeF, co ogranicza zakres danych żądanych odrębnie w toku kontroli.

Wprowadzenie systemu KSeF wymusi też większą uczciwość w kontaktach na linii sprzedawca-nabywca. Dzięki możliwości wglądu do ścieżki obiegu faktury przedsiębiorca będzie wiedział, że dotarła ona do nabywcy. Ten z kolei nie będzie mógł np. podać nieprawdziwej informacji, że faktura do niego nie dotarła, a tym samym odwlekać zapłatę należności.  

Elektroniczne faktury — co zrobić teraz?

Jeśli firma nie wysyła jeszcze faktur do KSeF, kolejność działań jest następująca: zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego i wygeneruj token KSeF (albo przygotuj podpis kwalifikowany), nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu, jeśli z niego korzystasz, i sprawdź, czy Twój program do faktur obsługuje strukturę FA(3). Szczegóły opisaliśmy w poradniku jak wysłać pierwszą e-fakturę do KSeF.

Program Faktura VAT 2026 ma wbudowaną integrację z KSeF i jest na bieżąco aktualizowany pod kątem zmian w przepisach. Aktualny harmonogram i komunikaty publikuje Ministerstwo Finansów na podatki.gov.pl/ksef.