Dokumenty KP, KW

Oceń ten post

Dokumenty KP, KW – kasa przyjęła oraz kasa wydała – są powszechnie stosowane w wielu przedsiębiorstwach. Stanowią potwierdzenie obrotu gotówki w kasie. Sprawdź, jak je prawidłowo wystawić i jak to wygodnie zrobić w programie Faktura VAT 2022.

Dokumenty KP, KW – kiedy wystawiane?

Dowody kasowe stanowią potwierdzenie wydania gotówki z kasy lub przyjęcia jej do kasy. Druk KW jest dowodem (potwierdzeniem) wydania środków pieniężnych z kasy, natomiast dokument KP – przyjęcia ich do kasy. To wygodne rozwiązanie stosowane np. przy przyjmowaniu należności od kontrahentów przez przedstawicieli handlowych danej firmy. Stanowi zastępczy dowód kasowy potwierdzający wpłatę lub wypłatę gotówki.

Dokumenty KP i KW wystawia kasjer bądź inna osoba upoważniona przez kierownika jednostki. Dowód kasowy zawsze sporządza się w dacie wpłynięcia lub wydania gotówki.

W zależności od ustaleń danej jednostki, dokumenty KP i KW mogą być wydawane wyłącznie wtedy, gdy nie ma żadnego innego dowodu potwierdzającego obrót gotówki w kasie, lub zawsze dla tego typu operacji. Wystawianie dokumentów kasowych pozwala na bieżąco kontrolować stan gotówki w firmie. Dla kontrahentów z kolei stanowią one potwierdzenie (często jedyne) dokonania zapłaty za przyjęty towar lub usługę.

Dane na dowodach kasowych

Dokumenty KP i KW są do siebie bardzo zbliżone – zawierają w zasadzie te same dane. W związku z tym mogą być wystawiane według tego samego szablonu.

Dane, jakie powinny znaleźć się na dokumencie KP:

  • dane firmy przyjmującej zapłatę (nazwa, adres, NIP) – pieczęć firmowa lub ręcznie wpisane dane,
  • dane wpłacającego,
  • miejscowość,
  • data,
  • numer kolejny KP,
  • określenie, za co dana kwota została wpłacona (np. numer faktury, rodzaj usługi, zaliczka itp.),
  • wartość wpłaty,
  • podpis przyjmującego gotówkę.

Dane, jakie powinny znaleźć się na dokumencie KW:

  • dane firmy wypłacającej gotówkę – pieczęć firmowa lub ręcznie wpisane
  • informacja, komu wypłacono gotówkę (np. kontrahent, pracownik),
  • miejscowość,
  • data, k
  • olejny numer dowodu wypłaty,
  • określenie, w jakim celu wypłacono pieniądze (np. zapłata za fakturę),
  • wysokość wypłaty,
  • podpisy – osoby wypłacającej oraz przyjmującej gotówkę.

Dokumenty KP, KW wystawiane są w dwóch egzemplarzach. W przypadku dowodu KP oryginał przekazuje się osobie wpłacającej jako dowód uiszczenia zapłaty. Kopia pozostaje u wystawcy.

Obowiązek u ryczałtowców i nieVAT-owców

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów dla ryczałtu nie mają obowiązku prowadzenia kasy. W związku z tym nie muszą też wystawiać dokumentów KP lub KW, choć mogą to robić.

Dokument KP dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT może stanowić alternatywę dla faktur zaliczkowych, których ta grupa przedsiębiorców co do zasady nie wystawia. W takim wypadku KP jest dowodem przyjęcia zaliczki – zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy.

Dokument KP może stanowić również potwierdzenie zapłaty wystawiane przez przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Należy pamiętać, że na takich podatnikach spoczywa obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.

Dokumenty KP, KW w programie Faktura VAT 2022

Przedsiębiorcy korzystający z funkcjonalnego oprogramowania finansowo-księgowego nie muszą kupować papierowych bloczków. Dokumenty wystawią w systemie. Program Faktura VAT 2022 umożliwia szybkie i proste edytowanie i drukowanie dowodów kasowych. Wystarczy na górnym pasku wybrać zakładkę „Kasa”, a następnie w zależności od potrzeb kliknąć ikonę „Druk KP” lub „Druk KW”:

Dokumenty KP KW

W otrzymanym edytorze uzupełniamy potrzebne dane – tak by gotowe dokumenty odpowiadały wymogom określony w przepisach. Co istotne, typ dowodu kasowego można zmienić także na etapie tworzenia dokumentu (określenie operacji).

W taki sposób wygenerowany druk KW lub KP zapisujemy. W praktyce najczęściej zostaje on od razu wydrukowany w dwóch egzemplarzach.  

Udostępnij ten artykuł
Informacje o autorze
Firma RAFSOFT.NET specjalizuje się od 2002 roku w tworzeniu oprogramowania dla firm. Nasze programy do faktur są intuicyjne i proste w obsłudze. Zachęcamy do zapoznania się z bezpłatną wersją.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.