Jakie funkcje powinien posiadać program do fakturowania?

Większość firm stosuje dzisiaj programy do fakturowania, ponieważ dzięki nim wystawianie dokumentów sprzedażowych jest znacznie prostsze i pozwala zaoszczędzić sporo czasu. Użyteczność takiego oprogramowania zależy jednak od jego możliwości. Dowiedz się zatem, jakie funkcje powinno ono posiadać, by spełnić wszystkie potrzeby nowoczesnego przedsiębiorstwa. 

Faktura to najważniejszy dokument księgowy, który potwierdza dokonanie transakcji między firmami związanymi ze sprzedażą towaru lub usługi. Obowiązek jej wystawiania mają przede wszystkim podmioty będące podatnikami VAT. Dobry program do fakturowania powinien w pierwszej kolejności zapewniać prawidłowość sporządzanych za jego pomocą dokumentów pod względem obowiązujących przepisów. Jednak najlepsze produkty oferują dzisiaj znacznie więcej funkcji. 

Program do wystawiania faktur każdego rodzaju

Do rozliczeń transakcji między przedsiębiorstwami służą głównie standardowe faktury VAT. Jednak tak naprawdę istnieje wiele wariantów tych dokumentów np. w zależności od sposobu rozliczania się firmy z fiskusem. Pod tym względem wyróżniamy między innymi faktury:

  • z i bez VAT,
  • marża,
  • RR wystawiane przez nabywców produktów rolnych.

Dobry program do fakturowania powinien generować wszystkie możliwe rodzaje dokumentów – nie tylko te wymienione powyżej, ale również faktury pro-forma, korygujące, walutowe, czy też cykliczne, a nawet zwykłe rachunki oraz paragony. Warto też pamiętać o najważniejszej funkcji, czyli możliwości załączenia adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” wymaganej przez obecnie obowiązujące przepisy. 

Funkcje automatyzujące wystawianie faktur

Nowoczesny program do faktur z pewnością nie powinien działać wyłącznie jak zwykły generator szablonów dokumentów, lecz pod każdym względem usprawniać ich wystawianie. Ma to szczególne znaczenie dla przedsiębiorstw, w których przeprowadza się dziennie bardzo dużą ilość transakcji sprzedaży, czyli np. w hurtowniach. Można sobie wyobrazić, jak wiele pracy wymaga udokumentowanie około 100 takich operacji. Dzięki odpowiednim funkcjom można zautomatyzować wiele etapów generowania faktur, a więc oszczędzić czas i wkład pracy ludzkiej. 

W tym kontekście niezwykle przydatne okazują się takie funkcje programu jak:

  • bazy danych, z których można automatycznie pobierać informacje do wystawienia faktury np. bazy kontrahentów, cenniki towarów i usług,
  • wyszukiwanie danych kontrahenta według numeru NIP w bazie GUS,
  • integracja z Allegro oraz sklepami internetowymi działającymi w oparciu o najpopularniejsze platformy np. PrestaShop,
  • wysyłanie faktur mailem w formacie PDF,
  • seryjny wydruk dokumentów,
  • automatyczne adresowanie kopert.

Dobrym przykładem funkcji usprawniającej wystawianie faktur jest także opcja automatycznego przeliczania kwot według kursu NBP lub EBC, która przydaje się w firmach współpracujących z kontrahentami zagranicznymi. 

Generowanie plików JPK, deklaracji VAT i innych dokumentów

Nie jest wcale powiedziane, że program do wystawiania faktur ma umożliwiać wyłącznie tworzenie tych dokumentów. Tak naprawdę najlepsze oprogramowania są wyposażone w szereg funkcji dodatkowych, które pomagają w rozliczaniu transakcji pod względem księgowo-podatkowym. Przede wszystkim pozwalają na wygenerowanie:

  • Jednolitych Plików Kontrolnych obowiązkowych dla czynnych podatników VAT – np. JPK FA oraz JPK VAT,
  • formularzy deklaracji podatkowych VAT-7 i 7K,
  • rejestru i ewidencji VAT z możliwością eksportu do innych programów księgowych,
  • raportu kasowego, a także druków KP i KW.

Najbardziej zaawansowane programy do fakturowania umożliwiają również generowanie innych raportów przydatnych do zarządzania firmą np. dotyczących płatności, zamówień, czy sprzedaży. 

Dla wymagających firm – program do faktur z magazynem

Dla przedsiębiorców prowadzących magazyn towarów najlepszym rozwiązaniem jest program do fakturowania rozszerzony o specjalne moduły magazynowe. Pomagają one zarządzać stanem ilościowym produktów oraz ułatwiają przeprowadzanie inwentaryzacji, a także codzienną sprzedaż. Przez wiele firm cenione są również funkcje informujące o braku poszczególnych towarów lub niebezpieczeństwie ich wyczerpania w najbliższym czasie. Taki moduł magazynowy pozwala także generować dokumenty WZ (wydania na zewnątrz), PZ (przyjęcia z zewnątrz), czy MM (przesunięcia międzymagazynowego). Pod kątem inwentaryzacji przydają się z kolei opcje drukowania stanów ilościowych zmagazynowanych towarów, czy też generowania spisów z natury. 

Na rynku istnieje wiele rozwiązań oferujących wymienione wyżej opcje i moduły, a najlepszym przykładem jest program do wystawiania faktur Faktura VAT 2020 . Jest on bardzo łatwy w obsłudze i dostępny w aż trzech wersjach zawierających różny zakres funkcjonalności. Dzięki temu każda firma może wybrać tę, która jest najlepiej dopasowana do jej potrzeb bez konieczności płacenia za nieprzydatne dla niej elementy. Jeżeli chcesz się przekonać, czy warto mieć w firmie tak rozbudowane i nowoczesne oprogramowanie, po prostu je wypróbuj, pobierając bezpłatną wersję demonstracyjną działającą przez 31 dni. Ten i wiele innych programów możesz znaleźć w naszej ofercie (https://ksiegowosc24.pl/sklep/) – sprawdź, który będzie dla Ciebie najlepszy!