Program do e-faktur KSeF — wystawiaj i odbieraj e-faktury z Windows
Faktura ustrukturyzowana XML FA(2) wysyłana bezpośrednio z pulpitu — bez pośredników, bez aplikacji online
Czym jest e-faktura KSeF i co oznacza dla Twojej firmy
E-faktura to nie plik PDF wysyłany mailem. To faktura ustrukturyzowana — plik XML w formacie FA(2) ze ściśle określoną strukturą pól, który przechodzi przez platformę Ministerstwa Finansów i otrzymuje unikalny numer KSeF. Dopiero dokument z takim numerem spełnia wymagania Krajowego Systemu e-Faktur.
Program Faktura VAT 2026 to program do e-faktur KSeF działający na Windows, który samodzielnie buduje poprawny plik XML FA(2) na podstawie danych wpisanych przez użytkownika, a następnie wysyła go przez oficjalne API KSeF do systemu Ministerstwa Finansów. Nie musisz znać struktury XML — program robi to automatycznie.
Możesz też odbierać e-faktury wystawione przez Twoich dostawców — program pobiera je z KSeF i importuje do rejestru zakupów VAT. Całe archiwum e-faktur — wysłanych i odebranych — jest przechowywane lokalnie na Twoim komputerze, niezależnie od archiwizacji przez MF. Terminy i przepisy dotyczące obowiązkowych terminów KSeF 2026 znajdziesz na osobnej stronie. Sprawdź też program do faktur z KSeF — pełny opis integracji.
Schemat FA(2) to aktualny format XML wymagany przez KSeF 2.0. Każdy element faktury — dane sprzedawcy, nabywcy, pozycje, stawki VAT, warunki płatności — jest zakodowany w konkretnych polach XML według słownika opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Tylko dokumenty zgodne z tym schematem są akceptowane przez bramkę KSeF.
Wersje z pełną obsługą e-faktur:
- ✓ Generowanie XML FA(2) automatycznie
- ✓ Wysyłanie e-faktur przez API KSeF
- ✓ Odbieranie e-faktur zakupu z KSeF
- ✓ Archiwum e-faktur lokalnie w programie
- ✓ Windows 7/8/10/11 (32/64-bit)
Licencja roczna · aktualizacje w cenie · bez abonamentu
Jak program przetwarza e-faktury KSeF — od danych do XML FA(2)
Kluczowa różnica między programem do e-faktur a zwykłym edytorem faktur polega na tym, że cały proces konwersji danych do formatu XML FA(2) i komunikacji z API KSeF odbywa się automatycznie. Poniżej dokładny przepływ:
- 1 Wprowadzasz dane faktury w zwykłym oknie programu
Wpisujesz NIP nabywcy, pozycje, ceny, stawki VAT — tak samo jak zawsze. Program waliduje dane pod kątem wymagań schematu FA(2) i sygnalizuje ewentualne błędy zanim faktura trafi do KSeF.
- 2 Program generuje plik XML FA(2)
Na podstawie danych program buduje fakturę ustrukturyzowaną zgodną z aktualnym schematem FA(2) Ministerstwa Finansów. Podpis kwalifikowany lub token autoryzacyjny KSeF jest dołączany automatycznie.
- 3 Wysyłka przez API KSeF 2.0
Plik XML jest przesyłany przez szyfrowane połączenie HTTPS do bramki API Ministerstwa Finansów. Wymagane jest połączenie z internetem tylko w tym momencie — cała reszta pracy odbywa się lokalnie na Twoim komputerze.
- 4 Numer KSeF zostaje zapisany w programie
KSeF zwraca unikalny numer referencyjny (numer KSeF). Program zapisuje go w bazie danych przy rekordzie faktury. Faktura jest teraz prawnie ważną e-fakturą ustrukturyzowaną zarchiwizowaną przez MF na 10 lat.
- 5 Lokalne archiwum e-faktury
Program zapisuje oryginalny plik XML FA(2), potwierdzenie z numerem KSeF oraz wersję PDF dla celów podglądu i wydruku. Archiwum e-faktur jest dostępne w programie bez potrzeby logowania do portalu MF.
Odbieranie e-faktur zakupu z KSeF
KSeF działa w dwie strony — nie tylko wysyłasz e-faktury do swoich klientów, ale również odbierasz e-faktury od dostawców. Program Faktura VAT 2026 obsługuje pełny cykl odbioru:
Pobieranie z KSeF
Program łączy się z API KSeF i pobiera e-faktury wystawione na Twój NIP przez kontrahentów. Możesz pobierać ręcznie lub skonfigurować automatyczne pobieranie w tle według harmonogramu.
Import do rejestru zakupów VAT
Pobrane e-faktury zakupu są automatycznie parsowane z formatu XML FA(2) i importowane do rejestru zakupów VAT w programie. Dane kontrahenta, kwoty i stawki VAT są wczytywane bez ręcznego przepisywania.
Archiwum lokalne
Każda odebrana e-faktura jest archiwizowana lokalnie — oryginalny plik XML FA(2) i podgląd PDF. Archiwum pozostaje dostępne nawet gdy brak połączenia z KSeF lub serwisem MF.
Moduł e-faktur KSeF w programie Faktura VAT 2026 — wysyłanie, odbieranie i archiwum faktur ustrukturyzowanych
Archiwum e-faktur w programie — po co przechowywać lokalnie?
KSeF archiwizuje e-faktury przez 10 lat — co oznacza, że możesz je pobrać z portalu MF w dowolnym momencie. Dlaczego warto też przechowywać je lokalnie w programie? Zaletom lokalnej instalacji poświęcona jest strona program do faktur z KSeF desktop.
Natychmiastowy dostęp bez logowania
Lokalne archiwum nie wymaga połączenia z internetem ani logowania do portalu podatnika. Otwarcie, wydrukowanie lub ponowne wysłanie e-mailem konkretnej e-faktury zajmuje sekundy.
Integracja z resztą programu
E-faktury w archiwum są powiązane z kartotekami kontrahentów, rejestrami VAT i raportem sprzedaży. Możesz filtrować, grupować i eksportować dane bez wychodzenia z programu.
Niezależność od dostępności KSeF
Portal KSeF może być czasowo niedostępny z przyczyn technicznych. Lokalne archiwum gwarantuje ciągłość dostępu do Twoich dokumentów niezależnie od statusu systemu MF.
Eksport i backup
Archiwum e-faktur możesz zbackupować na zewnętrznym nośniku, wysłać na serwer FTP lub chmurę — razem z resztą bazy programu. Pełna kontrola nad własnymi danymi.
Program do e-faktur KSeF vs program do faktur z KSeF — jaka różnica?
Oba pojęcia opisują ten sam program — Faktura VAT 2026 — widziany z innej perspektywy. Fraza "program do e-faktur KSeF" podkreśla, że użytkownik identyfikuje się z pojęciem e-faktury jako produktu technologicznego (faktura ustrukturyzowana XML), podczas gdy "program do faktur z KSeF" oznacza szukanie zwykłego programu do fakturowania z funkcją KSeF.
W praktyce to ten sam program. Jeśli interesuje Cię szerszy opis integracji KSeF z punktu widzenia codziennego fakturowania, zajrzyj na stronę program do faktur z KSeF. Szczegóły techniczne dotyczące formatu faktur ustrukturyzowanych znajdziesz na stronie faktura ustrukturyzowana. Informacje o instalacji i wymaganiach systemowych opisuje strona KSeF program Windows.
Co program robi po stronie e-faktury
- Generuje XML FA(2) zgodny z aktualnym schematem MF
- Waliduje dane przed wysyłką
- Podpisuje i autoryzuje przez API KSeF
- Pobiera i zapisuje numer KSeF
- Archiwizuje XML FA(2) lokalnie
- Parsuje odebrane e-faktury do rejestru VAT
Co program robi po stronie fakturowania
- Wystawia faktury VAT, proformy, korekty, zaliczkowe
- Prowadzi rejestry VAT (sprzedaż i zakup)
- Generuje pliki JPK_V7 z kodami GTU
- Drukuje i wysyła faktury e-mailem (PDF)
- Obsługuje waluty obce
- Wystawia faktury cykliczne i seryjne (STANDARD, PRO)
Najczęstsze pytania o program do e-faktur KSeF
Więcej odpowiedzi na pytania o KSeF i e-faktury znajdziesz na stronie wersji demonstracyjnej lub w cenniku programu.
Czym jest e-faktura i czym różni się od zwykłej faktury PDF?
E-faktura (faktura ustrukturyzowana) to plik XML w formacie FA(2) zgodny ze schematem Ministerstwa Finansów — nie jest to skan PDF ani dokument Word. Każda e-faktura ma ściśle określoną strukturę danych, dzięki czemu systemy informatyczne mogą ją odczytać automatycznie. E-faktury są wysyłane wyłącznie przez platformę KSeF i otrzymują unikalny numer nadany przez Ministerstwo Finansów. Program Faktura VAT 2026 automatycznie generuje poprawny plik XML FA(2) na podstawie danych wpisanych w oknie fakturowania.
Czy program Faktura VAT 2026 generuje poprawny XML FA(2) dla KSeF?
Tak. Program Faktura VAT 2026 generuje faktury ustrukturyzowane zgodne z aktualnym schematem FA(2) wymaganym przez KSeF 2.0. Schemat jest aktualizowany automatycznie wraz z aktualizacjami programu — nie musisz nic konfigurować. Wpisujesz dane faktury tak samo jak zawsze, a program sam buduje prawidłowy plik XML i wysyła go przez API KSeF.
Jak program odbiera e-faktury zakupu z KSeF?
W module KSeF programu Faktura VAT 2026 znajdziesz funkcję pobierania e-faktur przychodzących. Program łączy się z API KSeF, pobiera faktury wystawione przez Twoich dostawców i importuje je do rejestru zakupów VAT. Możesz ustawić automatyczne pobieranie w tle lub pobierać faktury ręcznie. Każda pobrana e-faktura jest archiwizowana lokalnie w bazie programu.
Ile kosztuje program do e-faktur KSeF i czy obsługa KSeF jest płatna osobno?
Obsługa e-faktur KSeF jest wbudowana we wszystkie wersje programu bez dodatkowych opłat. Licencja roczna kosztuje: START — 99 zł/rok (netto), STANDARD — 159 zł/rok, PRO — 229 zł/rok. W cenie licencji otrzymujesz wszystkie aktualizacje przez cały rok, w tym aktualizacje schematu FA(2) i API KSeF wynikające ze zmian przepisów.
Czy mogę archiwizować e-faktury lokalnie, skoro KSeF archiwizuje je przez 10 lat?
Program Faktura VAT 2026 archiwizuje wszystkie wysłane i odebrane e-faktury lokalnie w swojej bazie danych — niezależnie od archiwizacji przez KSeF. Masz dostęp do pełnej historii dokumentów w każdej chwili, bez potrzeby logowania do portalu MF. Lokalne archiwum zawiera oryginalny plik XML FA(2), potwierdzenie z numerem KSeF oraz wydruk PDF dla celów podglądu.
Zacznij wystawiać e-faktury KSeF już dziś — 31 dni za darmo
Pobierz bezpłatne demo programu Faktura VAT 2026 i przetestuj pełną obsługę e-faktur — generowanie XML FA(2), wysyłanie przez API KSeF i archiwum lokalne. Bez rejestracji, bez limitu faktur.
Licencja roczna od 99 zł · Windows 7/8/10/11 · aktualizacje schematu FA(2) w cenie