Awaria KSeF — co robić gdy system nie działa

KSeF to system rządowy — jak każdy system IT, może mieć awarię. Ministerstwo Finansów przewidziało procedury awaryjne, które pozwalają przedsiębiorcom kontynuować wystawianie faktur nawet gdy system nie działa. Dowiedz się jak postępować podczas awarii KSeF, żeby nie narazić się na kary.

Jak rozpoznać awarię KSeF?

Awarię KSeF ogłasza Ministerstwo Finansów przez:

• Stronę internetową systemu KSeF (ksef.mf.gov.pl)
• Komunikaty w e-Urzędzie Skarbowym
• Powiadomienia API (dla systemów zintegrowanych)
• Media społecznościowe MF i komunikaty prasowe

Jeśli Twój program do faktur nie może się połączyć z KSeF, sprawdź najpierw czy to problem po Twojej stronie (brak internetu, błąd tokenu) czy oficjalnie ogłoszona awaria systemu MF — to dwie zupełnie różne sytuacje z różnymi procedurami.

Tryb awaryjny KSeF — co to jest?

Podczas oficjalnej awarii KSeF Ministerstwo Finansów ogłasza tryb awaryjny. W trybie awaryjnym:

• Możesz wystawiać faktury poza KSeF (bez wysyłki do systemu)
• Faktury muszą być wystawiane w oparciu o wzorzec faktury ustrukturyzowanej, ale bez wysyłki do KSeF
• Po przywróceniu systemu masz 1 dzień roboczy na przesłanie wszystkich faktur awaryjnych do KSeF
• System nadaje im numery KSeF z datą faktycznej wysyłki (nie wystawienia)

Jak postępować krok po kroku podczas awarii KSeF?

1. Sprawdź stronę ksef.mf.gov.pl — czy jest ogłoszona awaria
2. Jeśli tak — aktywuj tryb awaryjny w programie do faktur
3. Wystawiaj faktury normalnie — program oznaczy je jako "awaryjna"
4. Śledź komunikaty MF o przywróceniu systemu
5. Po przywróceniu KSeF — wyślij wszystkie faktury awaryjne do systemu w ciągu 1 dnia roboczego
6. Pobierz UPO dla każdej faktury awaryjnej

Co z fakturami dla klientów podczas awarii?

Faktury wystawione w trybie awaryjnym możesz przekazać klientom normalnie — jako PDF lub wydruk. Faktura jest ważna, mimo że nie ma jeszcze numeru KSeF (dostanie go po przesłaniu do systemu po awarii). Warto poinformować klienta o sytuacji, żeby wiedział dlaczego faktura nie ma numeru KSeF.

Program Faktura VAT 2026 obsługuje tryb offline i awaryjny — automatycznie kolejkuje faktury i wysyła je po przywróceniu połączenia. Szczegóły znajdziesz też w artykule KSeF offline — co robić gdy nie ma internetu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy awaria KSeF zwalnia z obowiązku wysyłki faktur?

Tymczasowo tak — ale tylko podczas oficjalnie ogłoszonej awarii przez MF. Po przywróceniu systemu masz 1 dzień roboczy na wysyłkę faktur awaryjnych. Jeśli nie wysyłasz ich w terminie, narażasz się na kary.

Jak długo trwają awarie KSeF?

Ministerstwo Finansów nie podaje gwarancji dostępności, ale standardowo zobowiązuje się do utrzymania wysokiej dostępności systemu (powyżej 99,5%). Awarie zdarzają się, ale zazwyczaj trwają od kilku minut do kilku godzin. Dłuższe przerwy planowe są ogłaszane z wyprzedzeniem.

Czy mogę wystawić fakturę papierową podczas awarii KSeF?

Możesz wystawić fakturę (np. jako wydruk lub PDF) i przekazać ją klientowi, ale musi być ona wystawiona zgodnie ze wzorcem faktury ustrukturyzowanej. Po przywróceniu KSeF musisz ją zarejestrować w systemie. Nie możesz trwale "uciec" od KSeF powołując się na awarię.