Windykacja należności — co robić gdy klient nie płaci

Nieopłacona faktura to jeden z największych problemów małych firm. Zatory płatnicze mogą zagrozić płynności finansowej nawet rentownego przedsiębiorstwa. Co zrobić gdy klient nie płaci faktury i jak skutecznie prowadzić windykację należności?

Etapy windykacji należności

Profesjonalna windykacja przebiega etapami — od miękkich do twardych działań:

1. Monit telefoniczny — kontakt bezpośrednio po przekroczeniu terminu płatności
2. Wezwanie do zapłaty e-mail — formalne pismo z terminem i konsekwencjami
3. Wezwanie do zapłaty listem poleconym — z potwierdzeniem odbioru
4. Zawiadomienie o wpisie do BIG/BIK — realne zagrożenie kredytowe dla klienta
5. Przedsądowe wezwanie do zapłaty — przez radcę prawnego
6. Postępowanie sądowe — nakaz zapłaty w e-sądzie lub EPU
7. Komornik — egzekucja z majątku dłużnika

Wezwanie do zapłaty z programu do faktur

Program Faktura VAT PRO zawiera moduł monitoringu należności z automatycznym generowaniem wezwań do zapłaty. Dla każdej przeterminowanej faktury możesz wygenerować wezwanie z właściwą kwotą, odsetkami i terminem. Moduł wysyła automatyczne przypomnienia e-mail do dłużników.

Odsetki za opóźnienie w zapłacie

Za każdy dzień opóźnienia przysługują Ci odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (wyższe niż odsetki ustawowe zwykłe). W 2026 roku wynoszą one stopę referencyjną NBP + 10 punktów procentowych. Program do faktur automatycznie oblicza należne odsetki od każdej przeterminowanej faktury.

Ustawa o terminach zapłaty — ochrona małych firm

Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych chroni małe firmy przed narzucaniem długich terminów płatności przez dużych kontrahentów. Jeśli jesteś małym lub średnim przedsiębiorcą, a Twój klient to duża firma — maksymalny termin płatności to 30 dni (nie 60). Naruszenie tego przepisu uprawnia do wcześniejszej egzekucji.

Dowiedz się więcej o wystawianiu faktur VAT i przepisach dotyczących płatności.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę wpłynąć na wynik klienta w BIG nie płacąc sam za sąd?

Tak — zgłoszenie dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej (BIG InfoMonitor, ERIF, KRD) jest możliwe przy długu powyżej 200 zł przeterminowanym o co najmniej 30 dni. Wpis do BIG skutecznie mobilizuje dłużników do spłaty, bo blokuje im dostęp do kredytów i leasingu.

Jak szybko uzyska nakaz zapłaty przez e-sąd?

Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU) w e-sądzie to najszybsza droga sądowa. Wniosek składasz online, nakaz zapłaty jest wydawany w ciągu kilku tygodni bez rozprawy. Koszty sądowe wynoszą 1,25% wartości roszczenia (minimum 30 zł).

Co jeśli klient ogłosi upadłość?

Przy upadłości klienta zgłaszasz swoją wierzytelność do syndyka w wyznaczonym terminie (zwykle 30 dni od ogłoszenia upadłości). Faktury VAT z numeram KSeF są lepiej dokumentowane — ułatwia to dochodzenie roszczeń w postępowaniu upadłościowym.