Na co zwrócić uwagę wybierając program do faktur

Wybór programu do faktur to decyzja na długo — zmiana systemu jest uciążliwa i czasochłonna. Warto więc poświęcić czas na dokładne porównanie przed zakupem. Oto 10 kluczowych kryteriów, które powinieneś sprawdzić przed podjęciem decyzji.

1. Obsługa KSeF

W 2026 roku KSeF to podstawa. Program musi: wysyłać faktury do KSeF (format FA(2)), pobierać UPO, odbierać faktury zakupowe z KSeF, obsługiwać token KSeF i/lub podpis kwalifikowany, działać w trybie offline i synchronizować po przywróceniu połączenia. Sprawdź to w pierwszej kolejności — bez KSeF program jest bezużyteczny.

2. Generowanie JPK_V7M

Program musi generować JPK_V7M z pełną obsługą kodów GTU i oznaczeń procedur. Ważna jest też walidacja pliku przed wysyłką i możliwość wysyłki bezpośrednio z programu. Sprawdź czy program jest aktualizowany zgodnie ze zmianami schematów JPK.

3. Model cenowy

Porównaj koszt całkowity przez 3-5 lat: miesięczny abonament vs roczna licencja. Sprawdź co jest wliczone w cenę (aktualizacje, wsparcie, liczba firm, liczba użytkowników). Program bez abonamentu może być kilkakrotnie tańszy w perspektywie wieloletniej.

4. Łatwość obsługi

Program musi być intuicyjny — jeśli wystawianie faktury wymaga 10 kliknięć zamiast 3, stracisz cenny czas. Skorzystaj z wersji demo lub okresu próbnego i oceń ergonomię interfejsu. Ważna jest też szybkość działania przy dużej bazie danych.

5. Wsparcie techniczne

Sprawdź jakie wsparcie techniczne oferuje producent: e-mail, telefon, chat? Czas odpowiedzi? Godziny dostępności? W przypadku problemów z KSeF lub JPK podczas kontroli — szybka pomoc techniczna jest bezcenna.

6. Baza kontrahentów i produktów

Program powinien posiadać bazę kontrahentów z automatycznym pobieraniem danych z GUS po NIP, bazę produktów/usług z kodami GTU i stawkami VAT, oraz historię transakcji z każdym kontrahentem.

7. Integracje

Jeśli prowadzisz sklep internetowy lub sprzedajesz na Allegro — sprawdź czy program ma integracje z Allegro, WooCommerce, BaseLinker. Jeśli korzystasz z biura rachunkowego — sprawdź czy program obsługuje eksport do popularnych systemów księgowych.

8. Możliwość pracy offline

Dla firm pracujących w terenie, w miejscach z ograniczonym internetem — praca offline jest kluczowa. Program desktopowy naturalnie to zapewnia. Program chmurowy zazwyczaj wymaga połączenia — choć niektóre oferują tryb offline z synchronizacją.

9. Archiwizacja i backup

Sprawdź jak program przechowuje dane: lokalnie (backup ręczny lub automatyczny), w chmurze producenta, czy zapewnia możliwość eksportu danych do standardowych formatów (na wypadek zmiany programu).

10. Zgodność z przepisami i regularność aktualizacji

Przepisy podatkowe zmieniają się co roku. Producent programu musi regularnie dostarczać aktualizacje dostosowujące do nowych przepisów. Sprawdź historię aktualizacji — jak szybko producent reagował na zmiany w przeszłości.

Faktura VAT 2026 spełnia wszystkie powyższe kryteria. Pobierz bezpłatne demo i oceń sam. Porównanie cen na stronie cennik Faktura VAT.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę korzystać z kilku programów do faktur jednocześnie?

Technicznie tak, ale nie jest to zalecane — podwójna numeracja faktur może powodować błędy, a JPK musi zawierać wszystkie faktury z jednej ewidencji. Lepiej wybrać jeden program i korzystać z niego konsekwentnie.

Jak długo trwa zmiana programu do faktur?

Migracja do nowego programu zajmuje od kilku godzin do kilku dni, zależnie od ilości danych historycznych do przeniesienia. Warto zaplanować zmianę na początku roku podatkowego — gdy wszystkie rozliczenia poprzedniego roku są zamknięte.