KSeF a faktura proforma — czy proforma idzie do KSeF?

Faktura proforma to popularny dokument używany przed dokonaniem płatności lub dostawy. Czy po wdrożeniu obowiązkowego KSeF proforma też musi trafiać do systemu Ministerstwa Finansów? Odpowiedź jest prosta — ale granica między proformą a fakturą zaliczkową bywa myląca. Poznaj zasady.

Czym jest faktura proforma?

Faktura proforma to dokument handlowy wystawiany zanim dojdzie do transakcji — jako oferta, potwierdzenie zamówienia lub żądanie zapłaty zaliczki. Kluczowe jest to, że proforma:

• Nie jest fakturą VAT w rozumieniu przepisów podatkowych
• Nie rodzi obowiązku podatkowego
• Nie jest podstawą do odliczenia VAT przez odbiorcę
• Powinna być oznaczona słowem "PROFORMA" lub "PRO FORMA"

Czy proforma musi trafiać do KSeF?

Nie — faktury proforma nie podlegają obowiązkowi KSeF. KSeF dotyczy wyłącznie faktur VAT (ustrukturyzowanych) — dokumentów kreujących obowiązek podatkowy. Proforma nie jest takim dokumentem, więc możesz ją wystawiać tradycyjnie, bez wysyłki do systemu MF.

Uwaga: granica między proformą a fakturą zaliczkową

Tu jest pułapka, w którą wpada wiele firm. Jeśli klient zapłaci zaliczkę na podstawie proformy — powinieneś wystawić fakturę zaliczkową VAT w ciągu 15 dni od otrzymania płatności. Ta faktura zaliczkowa musi już trafić do KSeF.

Częsty błąd: firmy wysyłają proformę, klient płaci, a sprzedawca myśli że proforma wystarczy. To błąd — proforma nie zastępuje faktury zaliczkowej. Jeśli pobrałeś zaliczkę i nie wystawiłeś faktury zaliczkowej (i nie wysłałeś jej do KSeF) — naruszasz przepisy.

Kiedy używać proformy, a kiedy faktury zaliczkowej?

• Proforma — przed otrzymaniem płatności, jako oferta lub żądanie zapłaty
• Faktura zaliczkowa — po otrzymaniu płatności (zaliczki/przedpłaty), w ciągu 15 dni
• Faktura końcowa — po wykonaniu usługi lub dostawie towaru, z odliczeniem zaliczek

Program Faktura VAT 2026 obsługuje pełen cykl: proforma → faktura zaliczkowa → faktura końcowa. Wszystkie faktury VAT (zaliczkowe i końcowe) wysyłane są automatycznie do KSeF. Więcej o wystawianiu faktur zaliczkowych w artykule faktura zaliczkowa — kiedy i jak wystawić.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można wystawić proformę w programie Faktura VAT 2026?

Tak — program posiada osobny typ dokumentu "Faktura proforma". Proforma ma odrębną numerację i nie jest wysyłana do KSeF. Z proformy można jednym kliknięciem przekształcić fakturę zaliczkową VAT, która trafi do KSeF.

Czy odbiorca proformy może odliczyć VAT?

Nie — proforma nie jest dokumentem uprawniającym do odliczenia VAT. Dopiero faktura VAT (zaliczkowa lub końcowa) daje nabywcy prawo do odliczenia podatku. Jeśli kontrahent prosi o proformę "do VAT" — wytłumacz mu, że to nie ma podstaw prawnych.

Ile czasu ważna jest proforma?

Przepisy podatkowe nie regulują okresu ważności proformy — to dokument handlowy, nie podatkowy. Zazwyczaj określa się termin ważności oferty w treści dokumentu (np. "oferta ważna 14 dni"). Po upływie tego terminu lub po zapłacie — proforma jest nieaktualna.