Inwentaryzacja w programie do faktur z magazynem

Inwentaryzacja (spis z natury) to obowiązkowe coroczne liczenie stanów magazynowych. Firmy prowadzące magazyn muszą raz w roku zliczyć faktyczny stan wszystkich towarów i porównać go z ewidencją. Program do faktur z magazynem znacząco ułatwia ten proces.

Kiedy obowiązkowa inwentaryzacja?

Obowiązek inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości. Firmy prowadzące pełną księgowość muszą przeprowadzić spis z natury na koniec roku obrotowego (zwykle 31 grudnia). Firmy na KPiR (małe firmy, JDG) przeprowadzają remanent na 1 stycznia i 31 grudnia każdego roku. Program Faktura VAT STANDARD i PRO zawierają moduł magazynu z obsługą inwentaryzacji.

Jak przeprowadzić inwentaryzację w programie?

1. Zablokuj przyjęcia i wydania magazynowe na czas spisu (lub zaznacz datę graniczną)
2. Wydrukuj arkusz spisu z natury z programu — zawiera kody, nazwy i jednostki
3. Fizycznie policz towary na magazynie i wpisz ilości na arkuszach
4. Wprowadź wyniki spisu do programu (lub zaimportuj z pliku)
5. Porównaj stan faktyczny ze stanem ewidencyjnym
6. Zatwierdź i wydrukuj protokół inwentaryzacji z różnicami

Nadwyżki i niedobory po inwentaryzacji

Po porównaniu stanu faktycznego z ewidencją mogą wystąpić:

• Niedobory — mniej towaru niż w ewidencji (kradzież, błędy, zepsucie)
• Nadwyżki — więcej towaru niż w ewidencji (błędy przyjęcia, zwroty)

Program automatycznie oblicza różnice i generuje dokumenty korygujące stany magazynowe. Niedobory zawinione przez pracowników mogą być podstawą do obciążenia — program generuje odpowiednie zestawienia.

Inwentaryzacja rotująca

Zamiast jednej dużej inwentaryzacji rocznej, duże magazyny stosują inwentaryzację rotującą — ciągłe liczenie części asortymentu przez cały rok. Faktura VAT PRO obsługuje inwentaryzację rotującą z możliwością zaznaczania grup towarowych do spisu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę użyć skanera kodów kreskowych do inwentaryzacji?

Tak — program Faktura VAT PRO obsługuje skanery kodów kreskowych (USB i Bluetooth). Podczas spisu pracownik skanuje kod towaru i wpisuje ilość — dane trafiają bezpośrednio do arkusza inwentaryzacyjnego. Przyspiesza to spis kilkukrotnie w porównaniu z ręcznym wpisywaniem.

Co jeśli podczas inwentaryzacji trafi zamówienie od klienta?

Masz dwie opcje: zawiesić przyjmowanie zamówień na czas spisu (dla małych firm) lub oznaczyć towary jako "w trakcie spisu" i rozliczyć ruch po zakończeniu inwentaryzacji. Program Faktura VAT PRO obsługuje oba scenariusze.