Faktura zaliczkowa — kiedy i jak wystawić

Faktura zaliczkowa to dokument wystawiany po otrzymaniu części lub całości zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Jest obowiązkowa — przepisy VAT wymagają jej wystawienia w określonym terminie. Dowiedz się kiedy i jak prawidłowo wystawić fakturę zaliczkową.

Kiedy masz obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej?

Fakturę zaliczkową musisz wystawić gdy przed dostawą lub wykonaniem usługi otrzymałeś:

• Zaliczkę (częściową płatność)
• Zadatek
• Przedpłatę w jakiejkolwiek formie
• Rata płatności (nawet jeśli dostawa nastąpi później)

Termin wystawienia: nie później niż 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym otrzymałeś zaliczkę. Wyjątek: jeśli zaliczka i dostawa mają miejsce w tym samym miesiącu — możesz wystawić jedną fakturę końcową.

Co musi zawierać faktura zaliczkowa?

• Standardowe dane faktury VAT (dane stron, data, numer)
• Kwotę otrzymanej zaliczki (brutto i netto)
• Stawkę VAT i kwotę VAT od zaliczki
• Opis zamówienia (czego dotyczy zaliczka)
• Jeśli znana — cena łączna transakcji

Faktura zaliczkowa a KSeF

Faktura zaliczkowa B2B musi trafiać do KSeF — tak samo jak każda faktura VAT. W programie Faktura VAT 2026 możesz oznaczyć dokument jako "fakturę zaliczkową" — program automatycznie zastosuje właściwy format i wyśle do KSeF z odpowiednim oznaczeniem rodzaju faktury w strukturze FA(2).

Jak rozliczyć fakturę zaliczkową z fakturą końcową?

Po wykonaniu całości usługi lub dostawy wystawiasz fakturę końcową. Na fakturze końcowej:

• Wykazujesz pełną wartość transakcji
• Odejmujesz kwoty wcześniej zafakturowanych zaliczek
• Na pozostałą część naliczasz VAT
• Wskazujesz numery i daty faktur zaliczkowych

Szczegóły dotyczące faktury końcowej znajdziesz w artykule faktura końcowa po zaliczce — zasady. Dowiedz się też jak program Faktura VAT STANDARD automatyzuje cykl zaliczka → faktura końcowa.

Najczęściej zadawane pytania

Co jeśli zaliczka pokrywa 100% wartości zamówienia?

Jeśli zaliczka pokrywa 100% wartości, wystawiasz tylko fakturę zaliczkową — nie ma potrzeby wystawiania osobnej faktury końcowej. Faktura zaliczkowa na pełną kwotę jest wystarczającym dokumentem.

Jak stawka VAT na fakturze zaliczkowej?

Stawka VAT na fakturze zaliczkowej powinna być taka sama jak stawka właściwa dla danego towaru lub usługi. Jeśli nie znasz jeszcze szczegółów zamówienia — stosuj stawkę podstawową 23% z prawem do korekty po ustaleniu właściwej stawki.

Czy faktura proforma może zastąpić fakturę zaliczkową?

Nie — proforma to dokument handlowy, nie podatkowy. Jeśli klient zapłaci na podstawie proformy, i tak musisz wystawić fakturę zaliczkową w ustawowym terminie. Brak faktury zaliczkowej mimo otrzymania zaliczki to naruszenie przepisów VAT.