Faktura proforma — czy jest dokumentem księgowym?

Faktura proforma to dokument, który budzi wiele nieporozumień. Klienci proszą o "proformę do VAT", biura rachunkowe proszą o "faktury, a nie proformy", urzędy skarbowe nie uznają proformy jako dokumentu źródłowego. Wyjaśniamy raz na zawsze czym jest proforma i dlaczego nie jest dokumentem księgowym.

Czym jest faktura proforma?

Faktura proforma (z łac. "pro forma" — dla zachowania pozorów) to dokument handlowy stosowany przed finalizacją transakcji. Może pełnić funkcję:

• Wstępnej oferty cenowej
• Żądania zapłaty zaliczki lub przedpłaty
• Potwierdzenia zamówienia z warunkami transakcji
• Dokumentu do odprawy celnej przy imporcie (tzw. commercial invoice)

Dlaczego proforma NIE jest dokumentem księgowym?

Proforma nie kreuje obowiązku podatkowego. Wystawienie proformy nie oznacza, że musisz odprowadzić VAT. Odbiorca proformy nie ma prawa do odliczenia VAT na jej podstawie. Proforma nie podlega żadnym wymogom formalnym ustawy o VAT — może nie mieć numeracji, może nie zawierać NIP-ów, może mieć dowolną datę.

Dlatego właśnie proformy nie trafiają do KSeF, nie są wliczane do JPK_V7M i nie są podstawą żadnego rozliczenia podatkowego.

Kiedy warto wystawiać proformę?

Proforma jest przydatna gdy:

• Chcesz przedstawić ofertę zanim klient zdecyduje o zakupie
• Potrzebujesz potwierdzenia szczegółów zamówienia przed wystawieniem faktury
• Klient prosi o dokument do wewnętrznej akceptacji zakupu (np. dział zakupów firmy)
• Potrzebujesz dokumentu do odprawy celnej (import/eksport)

Co jeśli klient zapłaci na podstawie proformy?

Jeśli klient przeleje pieniądze na podstawie proformy — pieniądze traktowane są jako zaliczka. W ciągu 15 dni od końca miesiąca, w którym otrzymałeś płatność, musisz wystawić fakturę zaliczkową VAT. Proforma nie zastępuje faktury zaliczkowej!

Więcej w artykule faktura zaliczkowa — kiedy i jak wystawić. Program Faktura VAT START obsługuje oba dokumenty — proformę i fakturę zaliczkową — i pozwala łatwo przekształcić jeden w drugi.

Najczęściej zadawane pytania

Czy proforma musi zawierać słowo "PROFORMA"?

Tak — dokument, który nie jest fakturą VAT, ale ma podobny wygląd, musi być wyraźnie oznaczony jako "FAKTURA PROFORMA" lub "PRO FORMA INVOICE". Dzięki temu nie będzie mylony z fakturą VAT i odbiorca nie będzie próbował odliczać VAT na jej podstawie.

Czy można wystawić proformę po dostawie towaru?

Technicznie tak — ale to niestandardowa sytuacja. Proforma wystawiana po dostawie traci sens handlowy. Jeśli dostawa już nastąpiła, powinieneś wystawić fakturę VAT, nie proformę. Proforma po dostawie może być mylnie zinterpretowana jako próba uniknięcia obowiązku fakturowania.

Czy proforma musi być wystawiona w programie do faktur?

Nie — proforma nie ma żadnych wymogów formalnych co do sposobu wystawienia. Możesz ją przygotować w Word, Excel lub programie do faktur. Wygoda korzystania z programu polega na tym, że dane przenoszą się automatycznie z karty kontrahenta i można jednym kliknięciem przekształcić proformę w fakturę VAT.