Faktura korygująca — kiedy jest obowiązkowa

Faktura korygująca jest nieodłączną częścią życia każdego przedsiębiorcy. Błędy się zdarzają, warunki transakcji się zmieniają, klienci zwracają towary. W każdym takim przypadku masz obowiązek wystawienia faktury korygującej. Dowiedz się kiedy jest ona obowiązkowa i jak ją prawidłowo sporządzić.

Kiedy musisz wystawić fakturę korygującą?

Faktura korygująca jest obowiązkowa gdy:

• Zmieniła się cena — udzieliłeś rabatu, podwyższono cenę, zmieniono warunki umowy
• Zmieniła się ilość — klient zwrócił część towaru, zmniejszono zakres usług
• Błąd na fakturze pierwotnej — zła stawka VAT, błędna kwota, pomyłka w nazwie towaru
• Błędne dane stron — zły NIP nabywcy, błędna nazwa firmy (ale to może być też nota korygująca)
• Stwierdzono pomyłkę w kwocie VAT
• Odwołano transakcję po wystawieniu faktury — np. anulacja zamówienia

Rodzaje faktur korygujących

Faktury korygujące dzielą się na dwa typy ze względu na kierunek zmiany:

• Korekta in minus — zmniejsza wartość faktury pierwotnej (rabat, zwrot, obniżka ceny). Po wdrożeniu KSeF: sprzedawca koryguje VAT w miesiącu wysłania korekty do KSeF — bez konieczności zbierania potwierdzeń od nabywcy.
• Korekta in plus — zwiększa wartość faktury pierwotnej (np. wyższe ceny, dopłata). Rozliczenie w miesiącu wystawienia korekty lub gdy zaistniała przyczyna korekty — zależnie od okoliczności.

Co musi zawierać faktura korygująca?

• Wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" lub "KOREKTA"
• Kolejny numer korekty (osobna numeracja lub ciągła z fakturami)
• Datę wystawienia korekty
• Dane faktury pierwotnej (numer, data, dane stron)
• Numer KSeF faktury pierwotnej (jeśli była wysłana do KSeF)
• Przyczynę korekty
• Prawidłowe wartości (po korekcie lub różnica)

Nota korygująca vs faktura korygująca — kiedy którą?

Mylenie tych dokumentów to częsty błąd. Notę korygującą wystawia nabywca (do błędów formalnych takich jak błędna nazwa lub adres). Fakturę korygującą wystawia zawsze sprzedawca, szczególnie gdy chodzi o kwoty, stawki VAT lub ilości. Więcej w artykule nota korygująca a faktura korygująca. Faktury korygujące w programie obsługuje Faktura VAT STANDARD.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę anulować fakturę zamiast wystawiać korektę?

Anulowanie faktury (bez wystawiania korekty) jest możliwe tylko gdy faktura nie wyszła jeszcze do kontrahenta i transakcja w ogóle nie doszła do skutku. Jeśli faktura dotarła do klienta lub trafiła do KSeF — musisz wystawić fakturę korygującą do zera, nie anulować.

Ile czasu mam na wystawienie faktury korygującej?

Przepisy nie określają terminu wystawienia korekty — ale im szybciej, tym lepiej. Długie zwlekanie z korektą in minus może budzić wątpliwości organów podatkowych. Korekty należy wystawiać niezwłocznie po stwierdzeniu przyczyny korekty.

Czy faktura korygująca musi mieć te same dane stron co oryginał?

Tak — faktura korygująca odnosi się do konkretnej faktury pierwotnej i musi zawierać te same dane sprzedawcy i nabywcy. Jeśli dane się zmieniły (np. klient zmienił adres), na korekcie wpisujesz dane z faktury pierwotnej, a nowe dane ewentualnie dodajesz w uwagach.