Drukarka fiskalna a program do faktur — jak połączyć

Drukarka fiskalna i program do faktur to dwa różne narzędzia służące różnym celom. Drukarka fiskalna rejestruje sprzedaż dla klientów detalicznych (B2C), a program do faktur wystawia dokumenty dla klientów biznesowych (B2B). Jak te narzędzia współpracują w nowoczesnej firmie?

Drukarka fiskalna vs program do faktur — różnice

Drukarka fiskalna (lub kasa fiskalna) jest wymagana przy sprzedaży osobom fizycznym powyżej określonych progów obrotu. Rejestruje każdą transakcję i drukuje paragon fiskalny. Program do faktur VAT służy do wystawiania faktur klientom firmowym — dokumentów, które nie są drukowane przez kasę fiskalną.

Przy sprzedaży mieszanej (B2B i B2C) potrzebujesz obu narzędzi. Program Faktura VAT PRO może współpracować z drukarkami fiskalnymi popularnych marek.

Integracja drukarki fiskalnej z programem do faktur

Program Faktura VAT PRO obsługuje popularne drukarki fiskalne polskich producentów:

• Novitus (Nano, Bono, Link, Soleo)
• Posnet (Thermal HS, Revo, Bingo)
• Elzab (K10, Mera, Zeta)
• Datecs (FP-700)

Integracja pozwala wydrukować paragon fiskalny bezpośrednio z programu — bez konieczności przepisywania danych. Sprzedaż jest automatycznie rejestrowana w obu systemach.

Faktura do paragonu fiskalnego

Szczególnym przypadkiem jest wystawienie faktury VAT do paragonu fiskalnego. Klient może zażądać faktury do paragonu w ciągu 3 miesięcy. Faktura musi zawierać numer paragonu fiskalnego. Od 2026 roku taka faktura musi też trafić do KSeF jeśli nabywca jest firmą.

KSeF 2026 wprowadza nowe przepisy dotyczące faktur do paragonów — warto zapoznać się z nimi przed wdrożeniem.

Kasa fiskalna online (KPO) a program do faktur

Kasy fiskalne online (od 2020 roku stopniowo obowiązkowe dla różnych branż) przesyłają dane do systemu Centralnego Repozytorium Kas (CRK) Ministerstwa Finansów. To odrębny system od KSeF. Program do faktur VAT obsługuje KSeF — kasy fiskalne obsługują CRK. To dwa niezależne systemy fiskalne.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę mieć kasę fiskalną jeśli wystawiam tylko faktury?

Kasa fiskalna jest obowiązkowa przy sprzedaży dla osób fizycznych (B2C) powyżej określonego progu obrotów lub w niektórych branżach bez progu. Jeśli sprzedajesz wyłącznie firmom (B2B) i wystawiasz tylko faktury — nie musisz mieć kasy fiskalnej.

Co jeśli klient chce i paragon, i fakturę?

Do 2019 roku można było wystawić fakturę do paragonu bez jego oryginału. Od 2019 roku klient musi przedstawić paragon fiskalny przy żądaniu faktury. Numer paragonu musi być wpisany na fakturze VAT. To ważna zasada przy łączeniu drukarki fiskalnej z programem do faktur.