Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, zwłaszcza jako jednoosobowy przedsiębiorca lub mały przedsiębiorca, prawdopodobnie spotkałeś się z sytuacją, w której nie masz tradycyjnej faktury lub paragonu potwierdzającego poniesiony koszt. W takich przypadkach z pomocą przychodzą dowody wewnętrzne.
W tym artykule wyjaśnimy, czym są dowody wewnętrzne, kiedy i dlaczego są stosowane oraz jak prawidłowo je wystawiać, korzystając z naszego bezpłatnego szablonu z opisem. Niezależnie od tego, czy samodzielnie prowadzisz księgę przychodów i rozchodów (KPiR), czy współpracujesz z księgowym, ten przewodnik pomoże Ci zrozumieć, jak prawidłowo postępować w takich przypadkach, zachować zgodność z polskimi przepisami i uniknąć problemów podczas kontroli.
Czym są dowody wewnętrzne i kiedy są stosowane?
Mówiąc najprościej, dowody wewnętrzne to rodzaj dokumentów wewnętrznych stosowanych w przypadku braku zewnętrznych dowodów, takich jak faktura lub paragon, potwierdzających wydatki związane z działalnością gospodarczą. Najczęściej korzystają z nich przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów (KPiR), którzy muszą udokumentować konkretną transakcję wymaganą w ramach działalności gospodarczej.
Dokument ten jest najczęściej potrzebny w takich przypadkach, jak:
- koszty parkingu potwierdzone wyłącznie biletem z parkometru
- diet za podróże służbowe
- należności z tytułu podróży służbowych, w przypadku których nie wystawiono faktury
- zakupy od osób prywatnych, np. grzyby leśne, jagody lub dzikie zioła leśne
- wydatki na produkty uzyskane bezpośrednio od krajowego producenta lub z własnej uprawy lub hodowli
W każdym z tych przypadków przedsiębiorca nadal ma prawo odliczyć wydatek, ale musi go odpowiednio udokumentować. Dowód wewnętrzny staje się dowodem zastępującym dokument obejmujący całość opłat.
Podstawa prawna i zasady wystawiania dowodów wewnętrznych
Zasady dotyczące dowodów wewnętrznych są określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów. Określa ono jasno, kiedy i w jaki sposób dokument wewnętrzny jest rodzajem dokumentu, który można wykorzystać do zaksięgowania kosztu w KPiR.
Zgodnie z rozporządzeniem:
- Dokument musi zawierać wszystkie wymagane dane, w tym rodzaj transakcji, kwotę, datę, cel dowodu wewnętrznego oraz podpisy
- Należy określić podstawę sporządzenia dokumentu (np. polecenie podróży, oświadczenie pracownika lub bilet parkingowy)
- Dokument wewnętrzny jest rodzajem dokumentu księgowego, który zastępuje zwykłą fakturę w ściśle określonych sytuacjach
Oznacza to, że nie można swobodnie wykorzystywać dowodów wewnętrznych dla każdego wydatku. Są one akceptowane tylko wtedy, gdy nie można uzyskać zwykłego dokumentu. Księgowi i przedsiębiorcy muszą zapewnić prawidłowe stosowanie i zawsze sprawdzać, czy wydatek kwalifikuje się zgodnie z rozporządzeniem.
Jak wystawić dowód wewnętrzny – krok po kroku
Aby prawidłowo wystawić dowód wewnętrzny, należy wykonać następujące czynności. Można to zrobić ręcznie lub skorzystać z narzędzia cyfrowego, aby usprawnić proces.
- Opisz transakcję Określ, na co został poniesiony wydatek. Może to być parkowanie samochodu w sytuacji, w której nie ma drukowanego paragonu, opłaty za wynajem, energia elektryczna lub czas podróży służbowej pracowników.
- Wprowadź kwotę i datę Zapisz dokładną kwotę wydatku i datę transakcji.
- Podaj powód Wyjaśnij cel dowodu wewnętrznego. Na przykład opłata uiszczona w parkometrze lub podróż służbowa osób prowadzących działalność gospodarczą.
- Podaj podstawę prawną Wskaż, że dokument został sporządzony na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ksiąg podatkowych.
- Podpisz dokument Dołącz swój podpis lub podpis osoby odpowiedzialnej (szczególnie ważne w przypadku podróży służbowych pracowników i wartości).
Postępując zgodnie z tymi krokami, masz pewność, że dokument jest ważny, a Twój księgowy może bezpiecznie zaksięgować wpłatę w rejestrze przychodów podatkowych.
Jakie wydatki można udokumentować dowodami wewnętrznymi?
Dokumenty wewnętrzne są dozwolone tylko w przypadku wybranych wydatków. Poniżej przedstawiono przykłady, w których można je stosować, wszystkie oparte na przepisach Ministerstwa Finansów.
- Parking W przypadku płatności w parkometrze i otrzymania wyłącznie wydrukowanego biletu, bilet z parkometru może stanowić dokument wewnętrzny.
- Koszty podróży Obejmują one podróże służbowe pracowników i diety, koszty podróży służbowych oraz tytuł podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą, w przypadku gdy nie wystawiono faktur VAT.
- Koszty związane z wynajmem W niektórych przypadkach wydatki związane z opłatami za wynajem, ogrzewanie i energię elektryczną można udokumentować w ten sposób, zwłaszcza w przypadku przestrzeni coworkingowych lub podnajmowanych, gdzie dostępne jest tylko ogólne rozliczenie.
- Produkty rolne i dzikie Jeśli kupujesz od podmiotów publicznych lub bezpośrednio od krajowego producenta, możesz użyć wewnętrznego dokumentu do rozliczenia produktów roślinnych i zwierzęcych, w tym owoców leśnych i grzybów, surowców roślin leczniczych i ziół oraz pozycji sklasyfikowanych w polskiej klasyfikacji produktów i usług (np. pkwiu ex 02.30.40.0).
- Złom i produkty przetworzone Obejmuje to zwierzęta przeznaczone do uboju i przetworzenia po uboju lub przetworzone przemysłowo z własnej uprawy, lub hodowli.
Należy pamiętać, że nie każda nieudokumentowana transakcja kwalifikuje się do rozliczenia. W razie wątpliwości należy skonsultować się z księgowym.
Bezpłatny szablon dokumentu wewnętrznego z opisem – jak go wypełnić
Teraz przejdźmy do omówienia, jak wypełnić gotowy do użycia szablon dokumentu wewnętrznego. Ten przykład z opisem obejmuje wszystkie niezbędne elementy i jest zgodny z polskim prawem podatkowym.
Podstawowe pola w szablonie
- Numer dokumentu i data Numeruj każdy dokument wewnętrzny kolejno i podaj datę transakcji.
- Opis wydatku Podaj jasne podsumowanie, np. „Podróż służbowa do Warszawy w celu spotkania z klientem – nie wystawiono faktury”.
- Kwota (w PLN)Wpisz dokładną kwotę wydatków brutto.
- Rodzaj wydatku Oznacz odpowiednio – na przykład: parking, dieta, podróż lub zakup od podmiotu publicznego.
- Cel i uzasadnienie Wpisz cel wewnętrznego dowodu, na przykład „Spotkanie biznesowe objęte §14 ust. 2 rozporządzenia”.
- Załącznik (jeśli dotyczy) Dodaj materiały uzupełniające, takie jak bilet z parkometru lub potwierdzenie podróży.
- Podpis Proszę złożyć podpis przedsiębiorcy lub pracownika.
Po wypełnieniu tego dokumentu wewnętrznego można go przekazać księgowemu, który zarejestruje go w rejestrze KPiR. Jeśli korzystasz z oprogramowania do fakturowania, takiego jak Rafsoft, możesz przechowywać i wyszukiwać wszystkie dokumenty wewnętrzne w jednym miejscu, co ułatwia audyty i rozliczenia na koniec roku.
Wypróbuj oprogramowanie do fakturowania Rafsoft
Obsługa wydatków biznesowych bez odpowiedniej dokumentacji może być ryzykowna, ale polski system podatkowy pozwala na rejestrowanie uzasadnionych przypadków przy użyciu dowodów wewnętrznych. W tym artykule wyjaśniono, do czego służą dowody wewnętrzne, kiedy można wystawiać dokumenty wewnętrzne, co powinny zawierać i jakie wydatki są dopuszczalne.
Jeśli chcesz jeszcze bardziej uprościć ten proces, polecamy wypróbowanie naszego oprogramowania do fakturowania Rafsoft. Dzięki naszemu narzędziu możesz:
- Tworzyć dokumenty wewnętrzne za pomocą kilku kliknięć
- Przechowywać je bezpiecznie wraz z innymi dokumentami biznesowymi
- Szybko eksportować raporty dla księgowego
- Zachować zgodność z polskimi przepisami podatkowymi
Nasza platforma wspiera małe firmy, freelancerów i przedsiębiorców w całej Polsce.
