Instrukcja obsługi KSeF Client 2.0 dla Faktura VAT

1. Generowanie tokenu autoryzacyjnego

Aby korzystać z KSeF Client, musisz wygenerować token autoryzacyjny w środowisku testowym Ministerstwa Finansów.

1
Wejdź na stronę KSeF
Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź na oficjalną stronę środowiska testowego:
https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/

2
Zaloguj się do systemu
Wybierz opcję „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.
W środowisku testowym możesz użyć opcji „Uwierzytelnienie testowe” (bez certyfikatu) lub zalogować się certyfikatem/podpisem kwalifikowanym.

3
Wygeneruj token
Po zalogowaniu wybierz z menu: Tokeny -> Generuj token.
Nadaj nazwę (np. KSeF Client VB6) i wybierz uprawnienia (min. Dostęp do faktur, Wystawianie faktur).
Kliknij Generuj i skopiuj wyświetlony ciąg znaków.

4
Wklej token do programu
W programie KSeF Client wklej token w pole Token KSeF w sekcji Konfiguracja.

2. Włączenie trybu KSeF

Tryb KSeF służy do aktywacji połączenia z systemem ministerialnym i zabezpieczenia spójności danych.

Jak włączyć?
Zaznacz pole „Tryb KSeF (blokada edycji)” w głównym oknie programu KSeF Client.

Co się dzieje po włączeniu?

Program automatycznie nawiązuje bezpieczną sesję z systemem KSeF.
Aktywowane zostają przyciski do wysyłki i pobierania faktur.
W programie Faktura VAT 2026 włączana jest blokada edycji i usuwania dla faktur, które zostały już zsynchronizowane (posiadają nadany numer KSeF). Zapobiega to rozbieżnościom między Twoim systemem a danymi w Ministerstwie Finansów.

3. Synchronizacja w Faktura VAT 2026

Proces wysyłki i pobierania faktur jest w pełni zautomatyzowany.

Synchronizacja (Wysyłka i Odbiór)
1. W programie Faktura VAT 2026 otwórz Listę faktur.
2. Kliknij przycisk „» KSeF Synchronizacja” znajdujący się na pasku narzędzi.
3. Program automatycznie:
- Wyśle wszystkie nowe faktury sprzedaży do KSeF.
- Pobierze nowe faktury zakupu z KSeF.

Uwaga: Nie musisz zaznaczać żadnych faktur na liście. System sam wykryje dokumenty wymagające synchronizacji.

4. Statusy i Numer KSeF

W tabeli faktur znajdują się dwie kolumny dotyczące KSeF:

1
Numer KSeF
Unikalny numer nadany fakturze przez system KSeF po jej poprawnym przetworzeniu (np. 1234567890-20251222-ABCDEF123456-78).
Pojawienie się tego numeru oznacza, że faktura została skutecznie wprowadzona do obiegu prawnego.

2
Status KSeF
Informuje o aktualnym stanie faktury w procesie synchronizacji. Możliwe wartości:

(Pusty) — Faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF.
wysłana — Faktura została poprawnie wysłana do KSeF i otrzymała numer referencyjny (kolor ciemnozielony).
online — Faktura pobrana z systemu KSeF (kolor ciemnozielony).
przetwarzana — Faktura jest w trakcie przetwarzania przez system KSeF (kolor pomarańczowy).
błąd — Wystąpił błąd podczas wysyłki lub przetwarzania faktury (kolor czerwony).

Uwaga: Po wysłaniu faktury do KSeF i otrzymaniu numeru KSeF, faktura jest zablokowana do edycji i usuwania w programie Faktura VAT 2026.

5. UPO — Urzędowe Poświadczenie Odbioru

Co to jest UPO?
UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to oficjalny dokument elektroniczny potwierdzający, że faktura została prawidłowo przyjęta przez system KSeF. Stanowi dowód wysłania faktury i może być wymagany podczas kontroli skarbowej.

1
Automatyczne pobieranie UPO podczas synchronizacji
Podczas synchronizacji w programie Faktura VAT 2026, UPO są pobierane automatycznie dla wszystkich wysłanych faktur.
Pliki UPO zapisywane są w folderze: C:\RAFSOFT\KSEF\upo\

2
Włączenie pobierania UPO
Aby UPO były pobierane automatycznie, w programie KSeF Client w sekcji Konfiguracja zaznacz opcję:
[x] Pobierz UPO po wysłaniu faktur do KSeF

Gdzie zapisywane są UPO?
Pliki UPO zapisywane są w folderze: C:\RAFSOFT\KSEF\upo\

Uwaga: UPO może nie być dostępne natychmiast po wysłaniu faktury. Jeśli pobieranie nie powiedzie się, spróbuj ponownie za kilka minut lub następnego dnia.

6. Kod QR — Weryfikacja faktury

Co to jest kod QR KSeF?
Kod QR to graficzna reprezentacja linku umożliwiającego weryfikację faktury w systemie KSeF. Po zeskanowaniu kodu (np. smartfonem) można sprawdzić, czy faktura znajduje się w systemie KSeF i pobrać jej wersję XML.

1
Automatyczne generowanie kodu QR
Program automatycznie generuje kod QR dla każdej faktury wysłanej do KSeF.
Kod zawiera link weryfikacyjny w formacie:
https://qr-test.ksef.mf.gov.pl/invoice/{NIP}/{DATA}/{HASH}

2
Składniki kodu QR
Link zakodowany w kodzie QR zawiera:

NIP sprzedawcy — numer identyfikacji podatkowej wystawcy faktury
Data wystawienia — w formacie DD-MM-RRRR (pole P_1 z faktury)
Skrót SHA-256 — unikalny hash pliku faktury w formacie Base64URL

3
Oznaczenie pod kodem QR
Pod kodem QR wyświetlany jest numer KSeF faktury, umożliwiający szybką identyfikację dokumentu.

4
Gdzie zapisywane są kody QR?
Pliki graficzne z kodami QR zapisywane są w folderze:
C:\RAFSOFT\KSEF\qrcodes\

Do czego służy kod QR?

Sprawdzenie, czy faktura znajduje się w systemie KSeF
Weryfikacja, że faktura nie została zmodyfikowana
Pobranie faktury w formacie XML bez kontaktu z wystawcą
Umieszczenie na wydruku faktury lub w załączniku e-mail

Uwaga: W środowisku testowym kody QR kierują na adres qr-test.ksef.mf.gov.pl. Po uruchomieniu środowiska produkcyjnego (1 kwietnia 2026) będzie to qr.ksef.mf.gov.pl.

Do 1 kwietnia 2026 pracujemy w środowisku testowym.

Przesyłane dokumenty w środowisku testowym do KSeF nie mają skutku prawnego i służą jedynie do przetestowania funkcjonowania systemu.

Środowisko produkcyjne zostanie udostępnione 1 kwietnia 2026.