Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowy system informatyczny, służący do wystawiania, przekazywania i otrzymywania pomiędzy przedsiębiorcami faktur ustrukturyzowanych. Obecnie dobrowolny, w najbliższych latach ma stać się obowiązkowy dla wszystkich. Sprawdź, czy warto już teraz korzystać z tej platformy.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Z roku na rok ustawodawca wprowadza co raz to nowe rozwiązania mające na celu cyfryzację różnych aspektów funkcjonowania polskich firm. Większość tych narzędzi funkcjonuje w zakresie komunikacji przedsiębiorców z administracją skarbową. Funkcjonujący od 1 stycznia 2022 r. Krajowy System e-Faktur to zaawansowana platforma informatyczna, która pozwala na przekazywanie faktur elektronicznych w ujednoliconym formacie, zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1). Struktura ta została opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Przedsiębiorca decydujący się na korzystanie z systemu KSeF, nie przesyła faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio do swojego kontrahenta. Wystawia je i przesyła właśnie za pośrednictwem tej platformy. Krajowy System e-Faktur nadaje fakturze numer identyfikacyjny, analizuje zawarte w nie dane pod kątem poprawności i przesyła do odbiorcy. Rozwiązanie to ma m.in. przeciwdziałać nadużyciom podatkowym poprzez szybkie wykrywanie nieprawidłowości.
Z systemu KSeF mogą korzystać zarówno czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy zwolnieni z tego podatku, a także podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Jak w praktyce działa KSeF
Choć wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur nie wszystkim przedsiębiorcom wydaje się korzystne, w praktyce w firmach niewiele się zmienia. Sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną za pomocą swojego programu finansowo-księgowego. Oprogramowanie takie przekazuje dokument w odpowiednim formacie do KSeF, skąd trafia ona do systemu finansowo-księgowego kontrahenta.
Najłatwiej mają użytkownicy nowoczesnych programów, takich jak Faktura VAT 2022, które są na bieżąco aktualizowane pod kątem zmieniających się przepisów i potrzeb użytkowników.
Korzyści ze zmian
Choć Krajowy System e-Faktur jest kolejnym narzędziem kontroli przedsiębiorców, wprowadzenie go wiąże się z korzyściami dla uczciwych podatników. Jedna z nich to brak konieczności archiwizacji dokumentów przez 5 lat – zgodnie z przepisami obowiązującymi dla tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych. System KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane w formie cyfrowej nie przez 5, a przez 10 lat, czyli znacznie dłużej niż wymaga tego prawo. Co więcej, podatnik ma do nich w każdej chwili dostęp. Pozwala to uniknąć przekopywana segregatorów, poszukiwań faktur na dyskach czy – co gorsza – zaginięcia dokumentów.
Dla podatników, którzy zdecydują się korzystać wyłącznie z faktur ustrukturyzowanych, resort finansów przygotował też dodatkowy bonus. To skrócony do 40 dni czas oczekiwania na zwrot z podatku.
Krajowy System e-Faktur to też większe bezpieczeństwo interpretacyjne. Dzięki temu, że format faktury ustrukturyzowanej jest jednolity dla wszystkich, unikniemy np. sytuacji, gdy nieuczciwy kontrahent chcąc uniknąć płatności twierdzi, że dokumentu nie otrzymał. Rozwiązanie to ułatwi też np. szybkie wystawianie korekt.
Ujednolicenie struktury faktur elektronicznych wspomaga automatyzację funkcjonowania przedsiębiorstw i komunikację pomiędzy nimi. Pozwala też uniknąć wielu błędów wynikających z czynnika ludzkiego. Skraca się czas na formalności przy rozliczeniach. Faktura ustrukturyzowana może zostać przetworzona w sposób zupełnie automatyczny przez programy księgowe.
Krajowy System e-Faktur – od kiedy obowiązkowy
W latach 2022-2023 z Krajowego Systemu e-Faktur polscy przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie. Ministerstwo Finansów planuje jednak wprowadzenie obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych już od początku 2024 r. – i to od razu dla wszystkich, bez podziału na branże czy wielkości firm. Termin ten został już zatwierdzony przez Radę Unii Europejskiej.
Cyfryzacja nieuchronnie czeka nas wszystkich. Warto więc wcześniej dostosować się do nowych wymagań. Firmom do tej pory wykorzystującym bardzo tradycyjne lub niestandardowe rozwiązania, łatwiej będzie wdrożyć nowoczesne narzędzia – programy sprzedażowe – jeśli dadzą sobie na to odpowiednią ilość czasu. Dzięki temu na spokojnie przeszkolą pracowników w obsłudze oprogramowania i poznają pełnię jego możliwości.
Faktura ustrukturyzowana w programie Faktura VAT 2022
Program do fakturowania Faktura VAT 2022 jest na bieżąco aktualizowany – tak by jego funkcjonalność zawsze odpowiadała wymogom ustawodawcy. Śledzimy zmiany wprowadzane w przepisach – nasz nowoczesny system finansowo-księgowy dostosujemy do wymogu ustawodawcy, jeszcze zanim obowiązek wejdzie w życie. Dzięki temu każdy użytkownik będzie mógł odpowiednio wcześniej przygotować się do zmian.
