Koszt to pojęcie powszechnie używane w praktyce prowadzenia działalności gospodarczej. Należy go odróżnić od wydatku firmowego, który wprawdzie uszczupla finanse przedsiębiorstwa, ale nie zawsze jest kosztem. Sprawdź, czym są koszty uzyskania przychodów i jak je prawidłowo dokumentować.
Czym jest koszt
Definicje kosztu znajdują się zarówno w ustawie o rachunkowości, jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszt jest pojęciem ekonomicznym i księgowym.
Dla przedsiębiorcy większe znaczenie ma definicja kosztu uzyskania przychodów określona w ustawie o PIT. Jak wskazuje art. 22 ust. 1 tego aktu prawnego, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów.
Koszt a wydatek
Koszt zwykle kojarzy się z wydatkiem pieniężnym. Rzeczywiście, koszt zawsze jest wydatkiem, natomiast wydatek nie zawsze będzie kosztem. Najlepszym tego przykładem są części kapitałowe kredytów firmowych. Wydatek taki jest ściśle związany z przepływem środków pieniężnych – wywołuje rozchód z kasy lub rachunku bankowego firmy. Nie jest natomiast kosztem podatkowym – nie pomniejsza kwoty podatku do zapłaty. Kosztem uzyskania przychodu będą natomiast odsetki od rat kapitałowych.
Koszty uzyskania przychodów – jakie wydatki można do nich zaliczyć
Aby powstał koszt, związany z nim wydatek musi zostać poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodu. Dodatkowo musi spełniać poniższe warunki:
- Być definitywny, a co za tym idzie bezzwrotny
- Pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- Zostać właściwie udokumentowany.
Dodatkowo, w art. 23 ustawy o PIT wymieniono wydatki, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Znalazły się tam między innymi:
- wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
- odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych,
- składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i inne fundusze celowe
- wydatki na spłatę rat pożyczek i kredytów (kosztem może być jedynie część odsetkowa raty pożyczki, jeżeli została faktycznie opłacona),
- wydatki związane z nabyciem pochodnych instrumentów finansowych
- odpisy amortyzacyjne przekraczające wartość 150.000 zł w przypadku samochodów osobowych,
- wydatki na ubezpieczenie AC pojazdu osobowego w wartości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150.000 zł.
Ważne! Przedsiębiorcy dokonujący wpłaty zaliczki lub innej formy przedpłaty często zastanawiają się, czy mogą ją ująć w kosztach uzyskania przychodów. Organy podatkowe stoją jednak na jednolitym stanowisku, że zaliczki kosztami nie są. Nie spełniają bowiem warunku definitywności. Zaliczka nie ma bowiem charakteru ostatecznego – jeśli nie dojdzie do transakcji, zostanie podatnikowi zwrócona. Nie może więc stanowić kosztu uzyskania przychodu.
Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodów
Aby wydatek mógł zostać uwzględniony jako koszt uzyskania przychodu, musi zostać odpowiednio udokumentowany. Zgodnie z § 11 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, podstawę zapisów w księgach stanowią przede wszystkim faktury, Faktury VAT RR, rachunki i dokumenty celne.
Dowód księgowy dokumentujący koszt podatkowy musi zostać sporządzony w języku polskim, mieć oznaczenie numerowe lub w inny sposób umożliwiać powiązanie dowodu z dokonanymi na jego podstawie zapisami księgowymi.
Jeśli dowód księgowy jest w walucie obcej, podatnik ma obowiązek przeliczyć zawarte w nim kwoty na złotówki, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT.
