Dokumenty magazynowe, jak sama nazwa wskazuje, stanowią niezbędny element zarządzania stanami magazynowymi. Ze względu na funkcjonowanie kilku typów takich dokumentów jest niezwykle ważne, by posługiwać się prawidłowym. Sprawdź, jakie dane powinny zawierać WZ, PZ, MM i RW oraz jak je wystawić w programie Faktura VAT 2023 PRO.
Podział dokumentów magazynowych na wewnętrzne i zewnętrzne
Podstawowy podział dokumentów magazynowych opiera się o kierunek przepływów towarów. Wyróżniamy dokumenty magazynowe do magazynu, czyli przychodowe, oraz z magazynu – rozchodowe. Dodatkowo funkcjonuje też podział na dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne.
Dokumentami najczęściej wykorzystywanymi w firmach są:
WZ – wydanie zewnętrzne. Za pomocą WZ dokumentujemy każde wydanie towaru na zewnątrz magazynu, czyli m.in. sprzedaż. W przeciwieństwie jednak do faktury, WZ nie generuje zapisów w rejestrach VAT i nie powoduje obowiązku płatności. Najważniejszą konsekwencją wystawienia WZ jest zmniejszenie ilości i wartości stanów magazynowych.
PZ – przyjęcie zewnętrzne. Wystawiany na podstawie dokumentu potwierdzającego dostawę (np. faktury, WZ), dokument PZ stanowi potwierdzenie przyjęcia towaru, produktu lub materiału do magazynu. PZ może zostać zarejestrowany jako zdarzenie gospodarcze, które obrazuje zmiany w sytuacji finansowo-rzeczowej magazynu.
MM – przesunięcie magazynowe. Nazywany też przesunięciem międzymagazynowym, MM służy do dokumentowania przesunięć towarów lub materiałów pomiędzy własnymi magazynami przedsiębiorcy. Dokumentu MM nie wystawia się przy sprzedaży. Tym samym nie rodzi on obowiązku podatkowego.
RW – rozchód wewnętrzny. Dokumentuje rozchód towarów wewnątrz firmy, np. w czasie inwentaryzacji, na potrzeby własne czy rozchód podzespołów do produkcji innych towarów.
Oprócz nich w obrocie wewnętrznym funkcjonują też m.in. dokumenty PW (przyjęcie wewnętrzne) oraz ZW (zwrot wewnętrzny). Przyjrzyjmy się zatem danym na podstawowych dokumentach magazynowych.
Dane na dokumentach
Dokumenty magazynowe powinny zawierać określone dane.
Dokumenty PZ i WZ są do siebie bardzo podobne. Różnica polega w zasadzie tylko na tym, że jeden z nich zawiera ilość przyjętego, a drugi wydanego towaru/materiału:
- kolejny numer dokumentu,
- data wystawienia,
- data przyjęcia (lub wydania) towaru/materiału,
- oznaczenie towaru/materiału,
- cena jednostkową,
- ilość przyjętego (lub wydanego) towaru/materiału,
- dane wystawcy i dostawcy (lub odbiorcy),
- podpis osoby upoważnionej do wystawiania PZ/WZ,
- w przypadku PZ: podpis dostawcy i odbierającego.
Dokument MM:
- dyspozycja (np. przeniesienie do magazynu docelowego),
- skąd/dokąd,
- data wydania dyspozycji,
- kolejny numer dokumentu,
- nr indeksu materiałowego – ID towaru,
- nazwa towaru/materiału,
- ilość,
- cena jednostkowa i wartość całkowita wyrażone w walucie krajowej,
- podpisy: osoby wydającej dyspozycję, osób odpowiedzialnych za wydanie i przyjęcie (ew. podpis wyceniającego)
Dokument RW:
- numer kolejny dokumentu,
- data wystawienia,
- data wydania i przyjęcia towaru/materiału,
- oznaczenie działu/wydziału, do którego należy przypisać koszt,
- skład/dokąd,
- nr indeksowy lub nazwa towaru/materiału,
- ilości towaru/materiału: żądanego i wydanego wraz z jednostką,
- cena jednostkowa i wartość w zł,
- podpisy wystawcy, dostawcy i odbierającego.
Dodatkowo, jeśli w firmie prowadzone są księgi rachunkowe, konieczne jest podanie na dokumencie RW numerów kont kosztowego i wydziałowego, a także konta syntetycznego oraz pozostałej wielkości zapasów.
Dokumenty magazynowe w programie Faktura VAT 2023 PRO
Znany i ceniony wśród polskich firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw program Faktura VAT 2023 w wersji PRO pozwala nie tylko na zarządzenie sprzedażą i prowadzenie księgowości, ale też na obsługę magazynów. Gospodarka magazynowa zarządzana jest efektywniej dzięki taki właśnie funkcjonalnym narzędziom.
Aby wystawić dokumenty magazynowe w programie Faktura VAT 2023 PRO, z górnego menu wybieramy zakładkę „Magazyn”. Ikony czterech najczęściej wystawianych dokumentów: WZ, PZ, MM oraz RW, dostępne są od razu – na pasku ikon. Dzięki temu nie trzeba szukać ich w menu programu:
Po wybraniu potrzebnego dokumentu pojawi się czytelny edytor, którego funkcjonalność i zakres danych jest dostosowany do specyfiki czynności:
Dokument WZ (podobnie PZ):
Dokument MM:
Dokument RW:
Program Faktura VAT 2023 PRO pozwala na prowadzenie kilku magazynów, a także m.in. generowanie plików JPK_MAG.
