Dokument PW, czyli Przychód Wewnętrzny, to jeden z podstawowych dokumentów stosowanych w firmach posiadających magazyn i prowadzących gospodarkę materiałową. Jego poprawne wystawienie i archiwizacja przyczyniają się do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz budowania zaufania w relacjach z partnerami handlowymi.
Czym jest dokument PW?
PW to skrót od „Przychodu Wewnętrznego”. To jeden z wielu wystawianych przez firmy dokumentów magazynowych. Potwierdza przyjęcie do magazynu nowej partii towarów, materiałów lub półproduktów, które powstały bezpośrednio w przedsiębiorstwie. Najczęściej dokument PW stosowany jest w następujących przypadkach:
- przyjęcie wyprodukowanych wyrobów gotowych lub półfabrykatów z produkcji,
- przyjęcie materiałów znalezionych lub odzyskanych podczas procesów produkcyjnych lub remontowych,
- przesunięcia między różnymi magazynami firmy.
Wystawienie dokumentu PW pozwala na zachowanie prawidłowości ewidencji stanów magazynowych oraz kontrolę przepływu materiałów w przedsiębiorstwie.
Jakie dane muszą znaleźć się w PW?
Aby dokument PW spełniał swoją rolę, powinien zawierać następujące elementy:
- numer porządkowy,
- data wystawienia dokumentu,
- nazwa, kod lub symbol przyjmowanego towaru (materiału, półproduktu),
- ilość przyjmowanego towaru,
- jednostka miary,
- wartość oraz cena jednostkowa (jeśli stosowane),
- numer partii lub inna forma identyfikacji,
- źródło pochodzenia (np. dział, linia produkcyjna),
- podpis osoby odpowiedzialnej za wystawienie dokumentu oraz magazyniera,
- ewentualne uwagi.
Ostateczny kształt PW może różnić się w poszczególnych przedsiębiorstwach. Jednak wymienione powyżej dane zwykle są wymagane, by umożliwić pełną identyfikację przyjęcia materiału.
Jak prawidłowo wystawić dokument PW?
Dokument PW może być wystawiany zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – w zależności od przyjętych w firmie rozwiązań. Proces wystawiania dokumentu wygląda następująco:
- Weryfikacja towaru – przed wystawieniem PW należy sprawdzić ilość i stan przyjmowanych materiałów (wyprodukowanych produktów lub odzyskanych surowców).
- Wypełnienie dokumentu – wpisujemy wymagane dane: opis towaru, ilość, jednostkę miary, miejsce pochodzenia, wartość, datę oraz inne niezbędne informacje.
- Akceptacja i podpisy – po sprawdzeniu poprawności danych dokument podpisuje osoba odpowiedzialna za przyjęcie towaru oraz magazynier.
- Ujęcie w ewidencji magazynowej – prawidłowo wystawiony dokument PW trafia do ewidencji stanów magazynowych i archiwizacji. Pozwala on na kontrolowanie przepływu towarów i surowców na terenie firmy.
W nowoczesnych przedsiębiorstwach dokument PW często generowany jest automatycznie przez systemy magazynowe lub ERP, co zwiększa dokładność i oszczędza czas pracowników.
Podsumowanie
Dokument PW jest niezbędny do przyjęcia materiałów powstałych wewnątrz przedsiębiorstwa. Stanowi narzędzie, które pomaga zachować przejrzystość i porządek w całym łańcuchu dostaw firmy. Dzięki jego prawidłowemu wystawianiu możliwe jest zachowanie ładu w ewidencji stanów magazynowych oraz sprawna kontrola przepływu towarów. Każda firma prowadząca magazyn powinna mieć jasno określone zasady wystawiania PW i odpowiednio szkolić swoich pracowników w tym zakresie.
