TAK! Środowisko produkcyjne (PROD) jest dostępne od 1 lutego 2026.

• Obowiązkowe dla dużych firm (przychód powyżej 200 mln PLN rocznie)
• Dobrowolne dla małych i średnich przedsiębiorstw

Każdy może już teraz korzystać ze środowiska PROD — wysyłać faktury sprzedażowe i pobierać faktury zakupowe od kontrahentów.

Harmonogram środowisk:

TEST - środowisko dla programistów i firm testujących integrację:

• Faktury bez skutków podatkowych
• Dane nie są usuwane
• Idealne do testów długoterminowych
• Uwaga: certyfikaty kwalifikowane NIE działają (tylko token)

DEMO - środowisko przedprodukcyjne (dostępne od lutego 2026):

• Zbliżone do PROD, ale bez skutków podatkowych
• Dane okresowo usuwane przez Ministerstwo Finansów
• Przeznaczone do szkoleń i prezentacji
• MF zaleca używanie fikcyjnych danych

PROD - środowisko produkcyjne:

• Faktury z pełną mocą prawną
• Widoczne w systemie MF dla kontrahentów
• Dane przechowywane zgodnie z przepisami
• Wysyłanie i pobieranie faktur: od 1 lutego 2026
• Obowiązkowe od 1 lutego 2026 dla dużych firm (przychód > 200 mln PLN rocznie)
• Dobrowolne dla małych i średnich przedsiębiorstw

Token autoryzacyjny generujesz w programie KSeF Client:

1. Wybierz środowisko (TEST/DEMO/PROD)
2. Wpisz NIP firmy
3. Wybierz metodę: Token autoryzacyjny (online)
4. Kliknij Generuj Token
5. Skopiuj wygenerowany token (20 znaków)
6. Wklej token w programie Faktura VAT 2026 (Ustawienia → KSeF)

Ważność tokena: Token wygasa po ~1 godzinie. Program automatycznie odświeża token podczas synchronizacji.

TAK, KSeF 2.0 obsługuje wszystkie typy faktur zagranicznych:

• WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) - faktury dla firm UE
• Eksport - faktury dla kontrahentów spoza UE
• OSS (One Stop Shop) - usługi elektroniczne dla konsumentów UE

Program automatycznie wykrywa faktury zagraniczne na podstawie:

• Kodu kraju w NIP/VATIN kontrahenta (np. DE12345678 = Niemcy)
• Ustawień w zakładce „Podatki” (zaznaczenie OSS/WDT/Eksport)

Faktury bez NIP NIE są wysyłane do KSeF - to zgodne z przepisami:

Przykłady faktur NIE wysyłanych do KSeF:

• Faktury dla klientów indywidualnych bez NIP
• Faktury detaliczne/paragonowe
• Faktury dla nierezydentów bez polskiego NIP (o ile brak VATIN)

Co robi program:

• Sprawdza czy kontrahent ma wypełniony NIP
• Jeśli brak NIP → faktura pomijana podczas synchronizacji
• W liście faktur wyświetla status: „Bez NIP - pominięto”

W programie Faktura VAT 2026 możesz filtrować faktury przed synchronizacją:

Krok 1: Otwórz listę faktur → Przycisk „KSeF Ustawienia”

Krok 2: W zakładce „Dodatkowe” znajdziesz opcje filtrowania:

• ☑ Wysyłaj faktury zagraniczne - odznacz aby pominąć WDT/OSS/Eksport
• ☑ Wysyłaj faktury dla prywatnych klientów - odznacz aby pominąć faktury bez NIP

Domyślne ustawienia:

• Faktury zagraniczne - WŁĄCZONE (zalecane)
• Prywatni klienci - WYŁĄCZONE (automatycznie, gdy brak NIP)

Pobieranie faktur zakupowych jest dostępne od 1 lutego 2026 na środowisku PROD.

Krok po kroku:

1. Otwórz KSeF 2.0 Client → zakładka „Środowisko”
2. Wybierz opcję „PROD – Produkcja”
3. Upewnij się, że masz wygenerowany token dla środowiska PROD
4. Kliknij „Zapisz”

Wymagania:

• Token dla środowiska PROD (wygenerowany z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego)
• Kontrahenci muszą wystawić faktury w KSeF na Twój NIP

NIE - faktury zakupowe od kontrahentów są dostępne tylko na środowisku PROD.

Dlaczego?

• Środowisko TEST/DEMO służy do testów integracji
• Faktury w TEST/DEMO są fikcyjne i nie mają skutków podatkowych
• Rzeczywiste faktury zakupowe pojawiają się tylko w PROD (wystawiane przez kontrahentów)

Program obsługuje wszystkie typy faktur VAT zgodne ze schematem FA(3):

Faktury walutowe są w pełni obsługiwane, ale z ważnym zastrzeżeniem:

Kiedy potrzebny jest kurs:

• TAK - Faktura krajowa w EUR/USD - WYMAGANY kurs (do przeliczenia VAT)
• NIE - Faktura zagraniczna (WDT/Eksport) - kurs NIE jest wymagany

Jak ustawić kurs:

1. W fakturze wybierz walutę (EUR/USD)
2. Program pobierze kurs z NBP (lub wpisz ręcznie)
3. Kurs zostanie zapisany w fakturze i wysłany do KSeF

Obsługiwane waluty: EUR, USD, GBP, CHF, CZK, oraz wszystkie waluty z tabeli NBP

Program automatycznie pomija następujące typy dokumentów:

• Pro forma - nie jest fakturą VAT
• Rachunki/Paragony - poza systemem KSeF
• Faktury VAT-RR - schemat FA(3) nie obsługuje (będzie w przyszłych wersjach)
• Faktury bez NIP nabywcy - automatycznie pomijane
• Dokumenty w statusie „robocza” - tylko zatwierdzone faktury

TAK, program automatycznie rozpoznaje środowisko wieloprofilowe:

Tryb STANDARD (1 firma):

• Wszystkie faktury w folderze C:\RAFSOFT\KSEF\out\
• Jeden plik konfiguracji ksef_config.ini

Tryb PRO (wiele firm):

• Każda firma ma osobny folder: C:\RAFSOFT\KSEF\{NIP}\out\
• Osobne sekcje w konfiguracji: [KSeF_1234567890]
• Plik ksef.cmd zawiera linię NIP=1234567890

Jak to działa:

1. Program sprawdza czy masz więcej niż 1 profil firmy
2. Jeśli TAK → eksportuje faktury do C:\RAFSOFT\KSEF\{NIP}\out\
3. Tworzy plik sygnałowy ksef.cmd z linią NIP=...
4. KSeF Client rozpoznaje NIP i używa odpowiedniego tokena

Kompatybilność wsteczna: Jeśli masz 1 firmę, program działa w trybie STANDARD (bez zmian).

UPO pobierane jest automatycznie po zaakceptowaniu faktury przez KSeF:

Proces automatyczny:

1. Wysyłasz faktury do KSeF (synchronizacja)
2. Program czeka ~30 sekund na przetworzenie
3. Sprawdza status faktury w KSeF
4. Jeśli status = „Zaakceptowana” → pobiera UPO
5. Zapisuje UPO w folderze C:\RAFSOFT\KSEF\upo\

Ręczne pobieranie UPO:

• W liście faktur kliknij prawym przyciskiem na fakturę
• Wybierz „Pobierz UPO”
• Program pobierze UPO z KSeF i zapisze na dysku

Program ma automatyczną funkcję przywracania usuniętych faktur z KSeF:

Jak to działa:

1. Usuwasz fakturę z listy w programie
2. Program oznacza fakturę jako DELETED w bazie (nie kasuje z KSeF!)
3. Podczas następnej synchronizacji:
   • Program wykrywa faktury ze statusem DELETED
   • Tworzy plik deleted_list.txt z numerami KSeF
   • KSeF Client pobiera XML z systemu
   • Program importuje faktury z powrotem
   • Status zmienia się na OK

Wymogi:

• Faktura musi być wcześniej wysłana do KSeF (mieć numer KSeF)
• Program KSeF Client musi być aktywny
• Token musi być ważny

Diagnoza krok po kroku:

1. Sprawdź konfigurację:

• Czy token jest wpisany w Ustawieniach KSeF?
• Czy środowisko (TEST/DEMO/PROD) jest prawidłowo wybrane?
• Czy NIP firmy jest poprawny?

2. Sprawdź faktury:

• Czy kontrahent ma wypełniony NIP?
• Czy faktura jest zatwierdzona (nie robocza)?
• Czy typ faktury jest obsługiwany (nie PROFORMA/PARAGON)?

3. Sprawdź połączenie:

• Czy program KSeF Client jest uruchomiony?
• Czy folder C:\RAFSOFT\KSEF\signal\ istnieje?
• Czy plik ksef.cmd jest tworzony po kliknięciu synchronizacji?

4. Sprawdź logi:

• W KSeF Client: zakładka „Logi” (przycisk 7)
• Szukaj komunikatów błędów (czerwone)
• Sprawdź folder C:\RAFSOFT\KSEF\out\error\

Ten błąd oznacza, że token nie jest rozpoznawany przez KSeF. Możliwe przyczyny:

1. Token został skopiowany z błędami:

• Sprawdź czy nie ma spacji na początku/końcu
• Token ma dokładnie 20 znaków alfanumerycznych
• Skopiuj ponownie z programu KSeF Client

2. Token został wygenerowany dla innego środowiska:

• Token TEST nie działa na PROD i odwrotnie
• Upewnij się, że środowisko w ustawieniach zgadza się z tokenem
• W razie wątpliwości wygeneruj nowy token

3. Token wygasł (po ~1 godzinie):

• Kliknij ponownie „KSeF Synchronizacja”
• Program automatycznie odświeży token

NIE - faktury wysłane do KSeF nie mogą być usunięte. To ograniczenie systemu KSeF (przepisy podatkowe).

Co zrobić w przypadku błędu?

• Błędna kwota/stawka VAT: Wystaw fakturę korygującą
• Błędny kontrahent: Wystaw fakturę korygującą do 0 zł + nową poprawną fakturę
• Faktura wystawiona omyłkowo: Wystaw korektę całkowicie anulującą (wszystkie pozycje do 0 zł)

Faktury korygujące w KSeF:

• Program automatycznie wykrywa faktury korygujące
• Musisz podać numer faktury pierwotnej (oryginalnej)
• Korekta jest powiązana z oryginalną fakturą w systemie KSeF