Jeśli sprzedajesz produkty lub usługi klientom indywidualnym w Polsce, prawdopodobnie spotkałeś się z pytaniem: „Czy mogę otrzymać fakturę z moim imieniem i nazwiskiem zamiast nazwy firmy?”. Właśnie w tym przypadku stosuje się fakturę imienną. Chociaż wydaje się to proste, wielu właścicieli firm i freelancerów nadal nie ma pewności, kiedy należy ją wystawić, jakie informacje powinna zawierać i czy ma ona konsekwencje podatkowe.
W tym artykule wyjaśnimy wszystkie niejasności. Dowiesz się dokładnie, czym jest faktura imienna, kiedy należy ją wystawić, jakie dane musi zawierać oraz jak prawidłowo ją sporządzić w 2025 r. – ręcznie lub za pomocą oprogramowania do fakturowania, takiego jak Rafsoft.
Czym dokładnie jest faktura imienna?
Faktura imienna to faktura wystawiona na osobę fizyczną, a nie na podmiot gospodarczy. Zawiera pełne imię i nazwisko oraz adres nabywcy, ale nie zawiera numeru NIP.
W Polsce domyślnie zakłada się, że faktura jest wystawiana dla firmy. Faktura imienna stanowi odstępstwo od tej zasady i jest stosowana, gdy klient:
- nie jest zarejestrowany jako firma lub jednoosobowa działalność gospodarcza
- dokonuje zakupu osobistego, a nie służbowego
Ten rodzaj faktury jest powszechnie stosowany w handlu detalicznym, usługach internetowych, edukacji, opiece zdrowotnej i każdej branży, w której często występuje sprzedaż B2C.
Kluczowa różnica w stosunku do faktury VAT:
- Faktura VAT = Kupujący jest firmą, musi zawierać numer NIP
- Faktura imienna = Kupujący jest osobą fizyczną, numer NIP jest pomijany
Kiedy należy wystawić fakturę imienną?
Fakturę imienną należy wystawić, gdy:
- Klient dokonuje zakupu jako osoba fizyczna i prosi o fakturę zamiast paragonu
- Transakcja wymaga formalnej dokumentacji, na przykład zakupy o wysokiej wartości lub do celów osobistej ewidencji
- Polskie prawo podatkowe wymaga udokumentowania sprzedaży (np. przy przekroczeniu określonych limitów lub w przypadku niekorzystania z kasy fiskalnej)
Jest to również przydatne, gdy kupujący chce uzyskać dowód zakupu w celu skorzystania z gwarancji, uzyskania zwrotu kosztów od pracodawcy lub po prostu uporządkowania swoich finansów osobistych.
Wskazówka: Mimo że faktura imienna nie podlega odliczeniu od podatku przez kupującego, nadal stanowi formalny dokument potwierdzający transakcję, co buduje zaufanie i profesjonalizm.
W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, faktura imienna może zastąpić paragon fiskalny, jeśli klient zażąda wystawienia faktury.
Jakie dane powinna zawierać faktura imienna?
Pomimo braku numeru NIP, faktura imienna nadal musi spełniać formalne wymagania, aby była ważna. Oto, co powinna zawierać:
Dane kupującego:
- Imię i nazwisko
- Adres zamieszkania (ulica, kod pocztowy, miasto)
- Numer NIP nie jest wymagany
Dane sprzedającego:
- Nazwa firmy i pełny adres
- Numer NIP sprzedającego
- Dane kontaktowe (opcjonalne, ale zalecane)
Szczegóły faktury:
- Unikalny numer faktury
- Data wystawienia
- Data sprzedaży (jeśli jest inna)
- Opis dostarczonych towarów lub usług
- Ilość i jednostka miary
- Cena jednostkowa
- Stawka VAT i kwota
- Wartość netto i brutto
- Sposób płatności i termin płatności (jeśli nie jest to płatność z góry)
Te pola pomagają zapewnić, że faktura jest ważna prawnie i jasna dla obu stron.
Wystawienie faktury imiennej w 2025 roku – krok po kroku
Od 2025 r. fakturowanie w Polsce staje się coraz bardziej cyfrowe i ustrukturyzowane. Niezależnie od tego, czy wystawiasz faktury imienne ręcznie, czy korzystasz z oprogramowania, oto jak to zrobić prawidłowo:
Przewodnik krok po kroku:
- Zacznij od danych kupującego. Podaj pełną nazwę i adres. Pomiń pole NIP.
- Wprowadź dane sprzedawcy. Podaj wszystkie wymagane prawem informacje o firmie.
- Dodaj metadane faktury. Data wystawienia, numer faktury i data sprzedaży (jeśli jest inna).
- Wymień produkty lub usługi. Podaj ilość, cenę jednostkową, stawkę VAT i sumy.
- Sprawdź formatowanie. Upewnij się, że wszystkie wymagane pola są wypełnione i wyraźnie widoczne.
- Dostarcz fakturę. Wyeksportuj ją w formacie PDF lub wyślij pocztą elektroniczną. Zachowaj kopię do swoich akt.
Opcjonalnie: Dodaj stopkę z informacjami takimi jak warunki świadczenia usług, zasady zwrotów lub dane kontaktowe działu pomocy technicznej.
Uwaga prawna: Zawsze upewnij się, że format faktury jest zgodny z najnowszymi przepisami podatkowymi obowiązującymi w Polsce, zwłaszcza jeśli Ministerstwo Finansów aktualizuje standardy dotyczące faktur elektronicznych.
Czy faktura imienna podlega odliczeniu od podatku przez nabywcę?
Nie, faktury imienne nie podlegają odliczeniu od podatku, ponieważ nie są powiązane z zarejestrowaną działalnością gospodarczą. Służą one jako dowód zakupu dla osoby fizycznej, ale kupujący nie może ich wykorzystać do odzyskania podatku VAT ani wykazać ich jako wydatki w swojej księgowości.
Faktura imienna nie zawiera numeru NIP klienta, dlatego nie uprawnia do odliczenia VAT ani nie może być wykazana w księgowości osób prowadzących działalność gospodarczą.
Należy to wyjaśnić, gdy klient prosi o fakturę — niektórzy mogą założyć, że działa ona tak samo jak faktura VAT, a tak nie jest.
Twórz faktury imienne za pomocą oprogramowania do fakturowania Rafsoft
Ręczne tworzenie faktur może być czasochłonne i podatne na błędy. Dzięki oprogramowaniu do fakturowania Rafsoft wystawianie faktur imiennych jest szybkie, zgodne z przepisami i profesjonalne.
Oto jak to działa:
- Wybierz „Osoba fizyczna” jako typ klienta
- Wprowadź imię i nazwisko oraz adres kupującego
- Oprogramowanie automatycznie usunie pole NIP
- Wprowadź szczegóły produktu lub usługi
- System zajmie się formatowaniem, numeracją i obliczeniami VAT
- Eksportuj jako plik PDF lub wyślij bezpośrednio pocztą elektroniczną
Niezależnie od tego, czy wystawiasz 5 faktur miesięcznie, czy 500, Rafsoft upraszcza ten proces, zapewniając pełną zgodność z polskimi przepisami dotyczącymi fakturowania.
Wypróbuj Rafsoft już dziś i przekonaj się, jak szybkie i łatwe może być fakturowanie zarówno dla osób fizycznych, jak i firm.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące faktury imiennej
Czy faktura imienna zawiera VAT?
Tak, jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, faktura imienna będzie zawierać odpowiednią stawkę VAT oraz wartość brutto i netto. Jednak kupujący – jako osoba fizyczna – nie może odliczyć podatku, ponieważ nie prowadzi działalności gospodarczej i nie rozlicza kosztów w celach podatkowych.
Czy osoba fizyczna może żądać wystawienia faktury zamiast paragonu?
Tak. Osoba fizyczna ma prawo żądać wystawienia faktury imiennej do 3 miesięcy od daty sprzedaży, nawet jeśli wcześniej otrzymała paragon fiskalny. Taka faktura może być udokumentowaniem zakupu towaru lub wykonania usługi i często jest potrzebna np. do zwrotu kosztów, reklamacji lub celów archiwalnych.
Czy faktura imienna musi zawierać NIP klienta?
Nie. Faktura imienna wystawiana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie powinna zawierać numeru NIP. Wystarczy imię i nazwisko oraz adres zamieszkania. Dodanie numeru PESEL również nie jest wymagane, ale możliwe, jeśli klient wyraźnie tego zażąda.
Czy faktura imienna może być użyta do celów księgowych lub podatkowych?
Nie. Faktura imienna nie daje prawa do odliczenia VAT ani nie może być wprowadzona do ewidencji księgowej przez nabywcę. Dla sprzedawcy jest natomiast dokumentem księgowym, który musi być poprawnie ponumerowany i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Czy przedsiębiorca zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej musi wystawić fakturę imienną?
Tak. Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wystawienia faktury, jeśli klient o nią poprosi. Faktura na rzecz osoby prywatnej powinna zostać wystawiona zgodnie z przepisami i zawierać wszystkie wymagane dane, poza NIP-em nabywcy.
