Fakturowanie – przydatne informacje

Jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą, istnieje duże prawdopodobieństwo, że bardzo często Twój czas zajmuje wystawianie faktur. Dzięki temu zyskujesz możliwość efektywnego rozliczenia się z klientem z dostarczonych towarów i wyświadczonych usług. Faktura VAT potwierdza transakcję oraz wskazuje na jej faktyczną wartość. Stanowi podstawę obrachunków nie tylko z kontrahentem, ale także z organami skarbowymi – ustalającymi na jej podstawie m.in. wysokość należnego podatku VAT. Zastanawiasz się więc, jak prawidłowo wystawić fakturę? W takim razie musisz dowiedzieć się, jaka jest istota wystawiania faktur oraz co każdy taki dokument powinien zawierać w świetle obowiązującego prawa.

Czym jest fakturowanie?

Co do zasady wystawienie faktury to prosta czynność, która doświadczonemu przedsiębiorcy lub księgowemu zajmuje jedynie kilka chwil. Jej główny sens stanowi rozliczenie sprzedanych towarów i usług, które zostały zrealizowane na rzecz klienta. Wystawianie faktur sprowadza się do sporządzenia dokumentu, na którym widnieją dane dotyczące zaistniałej transakcji handlowej.

Czego potrzebujesz do wystawienia faktury?

Do najważniejszych elementów dokumentu zalicza się:

  • nazwy i adresy stron wraz z przypisanymi im numerami NIP,
  • określenie, liczby, ceny i wartości przedmiotu transakcji wraz z wyszczególnieniem należnej kwoty podatku VAT,
  • wskazanie całkowitej sumy do zapłaty przez beneficjenta razem z terminem płatności.

Absolutnie konieczne okazuje się także opatrzenie dokumentu numerem oraz datą stworzenia.Wystawienie faktury musi nastąpić w wyznaczonym terminie, którym zazwyczaj jest połowa następnego miesiąca po upływie poprzedniego, w którym doszło do realizacji transakcji.

Czy do prawidłowego wystawienia faktury potrzebne są podpisy kontrahentów?

Polskie prawo nie przewiduje takiej konieczności, choć zawierająca je faktura VAT zyskuje na wiarygodności i może później stanowić dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym. Zwykle elektroniczne wystawianie faktur nie wiąże się z ich sygnowaniem przez strony. Natomiast dokumentacja w formie papierowej zawiera nie tylko podpisy dostawców oraz biorców towarów i usług, ale także ich firmowe pieczątki. Niemniej jednak obecność tych elementów lub ich brak nie wpływa w żaden sposób na ważność faktury VAT.

Jak można sobie ułatwić wystawienie faktury?

W mikro- i małych przedsiębiorstwach ręczne tworzenie i wystawianie faktur nie powinno stanowić większego problemu. Inaczej rzecz ma się z większymi podmiotami gospodarczymi – z dużą liczbą klientów. W tym przypadku czynność samodzielnego wystawienia faktury okazuje się żmudna i zbyt czasochłonna. Takim firmom zaleca się zakup specjalnego oprogramowania umożliwiającego automatyczne i szybkie wystawienie faktury.

Korzystając z programów komputerowych do wystawienia faktury, podatnik VAT może efektywnie ustrzec się przed popełnieniem błędów albo błyskawicznie je skorygować. Szczególnie szybko i prosto przebiega wystawianie faktur dla stałych odbiorców. Wówczas dochodzi do automatycznego generowania druków ze stosownymi danymi – zaktualizowanymi zgodnie z bieżącą potrzebą. Szybko, poprawnie i skutecznie – tak właśnie można wystawić fakturę dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu.

Faktura VAT – czy trzeba ją drukować?

Jej elektroniczna wersja nie wymaga drukowania, ale nie ma przeszkód, żeby przedsiębiorca – jako podatnik VAT – zdecydował się na taki krok. Można je przechowywać albo w formie papierowej, albo w komputerowych bazach danych. Ważne jest, aby każdy taki dokument znajdował się w księgach rachunkowych przynajmniej przez pięć lat od upływu roku, w którym doszło do wystawienia faktury. Trzeba też mieć świadomość, że wystawianie faktur musi odbywać się każdorazowo po dokonaniu transakcji na rzecz klientów. Nie musisz martwić się o wystawienie faktury dla prywatnych konsumentów, którzy otrzymują paragon wskazujący na wartość należnego podatku VAT.

Obawiasz się, że samodzielne wystawianie faktur sprawi Ci zbyt dużo problemów? W takim razie powinieneś skorzystać z naszej oferty programów pozwalających na szybkie i poprawne wystawienie faktury.

Skontaktuj się z nami już dziś, a nie pożałujesz!