W obrocie gospodarczym refaktura pozwala przedsiębiorcy przenieść poniesione koszty na swojego kontrahenta. Dokument taki stosuje się w odniesieniu do świadczenia usług. Sprawdź, jak powinien wyglądać – czym refaktura różni się od standardowej faktury VAT, na jakie dane zwrócić szczególną uwagę oraz jak w szybki i prosty sposób ją wystawić w programie Faktura VAT 2022.
Refaktura – kiedy należy ją wystawić
W przepisach podatkowych nie znajdziemy pojęcia refaktury. Jednak dokument ten funkcjonuje w obrocie gospodarczym, a organy podatkowe niejednokrotnie wypowiadają się w kwestii jego stosowania. Zgodnie bowiem z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, w przypadku gdy podatnik dokona nabycia usługi we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, to ostatecznie zobowiązaną do rozliczenia jest właśnie ta osoba trzecia. To ona bowiem rzeczywiście korzysta z usługi.
Przeniesienie kosztów nabytej usługi jest tak naprawdę świadczeniem jej przez podatnika. Firma, która wcześniej była usługobiorcą, staje się dla odbiorcy końcowego usługodawcą. Przeniesienie kosztów jest więc traktowane jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Tak jak każda inna czynność tego typu, w przypadku czynnych podatników VAT wymaga udokumentowania fakturą.
Istotą refaktury jest przeniesienie kosztów w sposób niezmieniony na podmiot trzeci. Oznacza to, iż teoretycznie podatnik nie powinien naliczać prowizji, marży itp. do usługi refakturowanej. Jeśli taka dodatkowa kwota zostanie doliczona, czynność traktowana jest jako odrębna usługa świadczona przez podatnika, a wystawiony przez niego dokument – jako standardowa faktura VAT.
Obowiązek podatkowy
Kwestia powstania obowiązku podatkowego przy refakturowaniu usługi nie została uregulowana w przepisach. Przyjmujemy jednak zasadę ogólną, zgodnie z którą moment ten jest zależny od charakteru i przedmiotu świadczonej usługi. Pod uwagę trzeba też wziąć kwestię daty zakończenia usługi oraz ewentualnego wcześniejszego uregulowania należności.
Dane na refakturze
Refaktura zasadniczo nie różni się od standardowej faktury VAT. Dokument powinien więc zawierać dane określone w przepisach dla faktury. To m.in.:
- data wystawienia
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje
- imiona i nazwiska lub nazwa podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- numery NIP podatnika i nabywcy
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi
- miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa netto
- wartość sprzedaży netto
- stawka podatku
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
- kwota należności ogółem.
Aby zachować czytelność dokumentacji, w nazwie usługi można zawrzeć adnotację „refaktura…”, bądź „refaktura usługi…”. Nie jest to jednak wymagane.
Refaktura nie musi być dokładnym odzwierciedleniem faktury pierwotnej. Oznacza to, iż niektóre elementy mogą różnić się na tych dwóch dokumentach, np. wspomniana nazwa usługi. Należy jednak zwrócić szczególną uwagę na stawkę podatkową – powinna być taka sama na dokumencie pierwotnym i refakturze.
Refaktura w programie Faktura VAT 2022
Wystawienie refaktury w nowoczesnym programie finansowo-księgowym Faktura VAT 2022 jest proste i intuicyjne. Wystarczy kliknąć „Nowy dokument” -> „Sprzedaży”, a następnie z uzyskanego okna wybrać ikonkę „Faktura” i „OK”.
W czytelnym edytorze uzupełniamy wymagane dane. Zakładka „Towary, usługi” pozwala w szybki sposób dodać nowe pozycje i wprowadzić jednoznaczną nazwę refakturowanej usługi.
Tak wystawiony dokument jest traktowany jako pełnoprawna refaktura i może być przekazana odbiorcy końcowemu w formie papierowej lub elektronicznej.
