Prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa zatrudniającego pracowników wymaga comiesięcznego dbania o wypłatę wynagrodzeń w odpowiedniej wysokości, obliczania i rozliczania składek ZUS oraz wykonywania wielu innych czynności związanych z ludzkim potencjalnym firmy. Kadry i płace w dużych firmach mogą być osobnym działem. W małych z kolei bywają jednym z obowiązków wyznaczonego pracownika.
Kadry i płace w firmie
Lista zadań specjalisty ds. kadr i płac różni się w zależności od wielkości, specyfiki oraz działań firmy. Zasadniczo można je podzielić na HR twardy i HR miękki. Podstawowe czynności wchodzące w zakres obowiązków, jakimi zajmują się kadry i płace, to:
- Prowadzenie ewidencji czasu pracy i kontrola nad nią
- Obliczanie i wypłata wynagrodzeń w obowiązujących terminach
- Prowadzenie dokumentacji pracowniczych
- Przygotowywanie wniosków urlopowych, obsługa kalendarza planów urlopowych, obliczanie urlopów
- Obliczanie i zapłata należnych składek do ZUS
- Sporządzanie i wysyłka dokumentów, raportów itp. do ZUS
- Obsługa zwolnień lekarskich
- Sprawdzanie kwalifikacji zawodowych zatrudnianych pracowników
- Kierowanie pracowników na badania lekarskie i szkolenia BHP
- Przygotowywanie umów o pracę, umów cywilnoprawnych
- Informowanie pracowników o zmianach w warunkach zatrudnienia
Powyższe czynności wykonywane są przez specjalistę ds. kadr i płac w ramach wspomnianego wcześniej HR twardego. Jednak w zależności od potrzeb i planów przedsiębiorstwa, osobom takim może zostać przydzielony szereg innych zadań. Zasadniczym celem HR miękkiego jest maksymalne wykorzystanie potencjału ludzkiego.
Czym jest HR miękki?
Specjalista ds. kadr i płac zajmuje się też tzw. HR miękkim – to czynności, które nie są wymagane przepisami prawa, jednak mogą być bardzo pożądane z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa. To m.in. badanie potrzeb pracowników, sprawdzanie ich kwalifikacji i potencjału. Dzięki temu możliwe jest ustalenie kierunku działania, np. określenie, z jakich szkoleń powinni skorzystać, by ich nowe umiejętności czy wiedza wzmocniły pozycję firmy na rynku i przyniosły jej większy zysk.
Jednym z zadań specjalisty ds. kadr i płac może być też sprawdzanie, na ile sumiennie zatrudnieni pracownicy wykonują swoje obowiązki. To właśnie ta osoba zajmuje się wprowadzaniem systemów motywacyjnych. W ich zakres mogą wchodzi bardzo różne zachęty – od finansowych, przez wyjazdy integracyjne, konkursy, aż po benefity dla rodzin pracowników.
Zakres działań podlegających pod HR miękki jest bardzo szeroki. Trudno wymienić wszystkie czynności – odpowiadają one specyfice firmy i indywidualnym potrzebom zespołu pracowników.
Kadry i płace do dział, w którym powinni pracować wyłącznie specjaliści dobrze znający prawo pracy oraz inne przepisy związane m.in. z zatrudnianiem pracowników. Ze względu na wprowadzane często zmiany, takie osoby muszą być też na bieżąco z aktualnym brzemieniem aktów prawnych i ich modyfikacjami. W tym celu korzystają z różnych szkoleń i stale się edukują. Zasadniczo pracownicy tacy powinni mieć też wykształcenie kierunkowe.
Kadry i płace w programie
Specjaliści ds. kadr i płac w zdecydowanej większości przypadków wykonują powierzone im zadania z pomocą dedykowanego programu komputerowego. Funkcjonalny system finansowo-księgowy Faktura VAT 2021 pozwala nie tylko na szybkie wystawianie dokumentów handlowych, ale też – w wersji PRO – na obsługę księgowości oraz rozliczanie składek ZUS.
Aby otworzyć panel do rozliczania składek, należy wybrać zakładkę „Księgowość”, a następnie kliknąć ikonę „ZUS”. Otworzy się okienko, w którym możemy m.in. wyznaczyć opcje składek, rozliczać i kontrolować terminowość wypłat:
